【市场观察】层级化风险管理,让会议活动的一切变得可控

为什么很多会议活动在组织者、执行者看来都是一团乱糟糟的?

 

为什么很多看起来“顺利”的活动准备着着准备着……就中途戛然而止了?

 

为什么很多大型会议活动、展会活动会让参与者们感到没有参与感,没有优越的体验感,甚至在现场的混乱、拥挤让人不再产生继续参与的欲望?

 

会议活动的组织混乱,中途流产,参与者因混乱产生的厌恶,归根到底是因为我们所组织的会议活动缺少一个关乎生死的关键——活动风险管理。四年前的上海外滩跨年夜踩踏事件,上个月某知名论坛上的“摔话筒”事件,以及早前某品牌因创始人祸从口出引发的发布会活动开场前3小时临时终止……会议活动总有可能想象不到的风险随时出现,作为组织者和执行者,我们有哪些风险需要进行识别、分析、管控,有什么样的方法把不可控风险扭转为可控的风险呢?

 

为便于对会议活动风险作系统的、全盘的分析管理,我们在总结过往众多大型会议活动经验的基础上通常采用“层级化风险管理”的方法。我们知道,事情的可控与不可控取决于主观决断、客观条件和非人力所能控制的因素三者互相影响,而所谓“层级化”主要依据活动组织过程中的不同主体划分的,不同层级产生不同主体,不同主体肩负不同的风险预控责任。

 

按照“层级化”模型,会议活动中相关各方可分为三层:

具体地,我们可以将会议活动中的相关各方列入各层级之中:

讲到这里,策划人的第一反应应该是——

言归正传,知道了你的活动中都有哪些人会捅娄子,那我们基本也能知道他们能捅什么篓子了。按照“层级化”的风险管理理论,我们可以罗列出每一层级可能存在的部分风险(潜在风险)。

 

决策层:

(1)“变”字当头,变化无穷方显我英雄本色。变流程,变预算,变方案,千变万化,变到你欲哭无泪欲说还休……

(2)“拖”字大法,一拖二拖以致决策拖泥带水,拖决策结果,拖审批,拖费用,造成决策信用缺失。

(3)“改”字诀,随意删改、增加、去除活动环节。

(4)“跳空”决策,很多决策层O字辈领导会在活动环节甚至活动现场要求最基层的执行者执行某项工作,哪怕这种操作将会直接影响整个执行过程。

 

执行层:

(1)调度失灵,跨部门不做细致沟通,甚至不听调遣、安排,这是活动协作上最容易出问题的环节。

(2)外部合作的公关公司、活动公司等对接事项,多人对接,你说一句我说一句,拉低沟通的准确率和执行效率。

(3)众多乙方公司的多种不确定性,比如追加费用、模特和兼职人员的极大不确定性、酒店房间数量和会议场地的档期问题、交通服务车辆问题等等。

 

参会层:

(1)参会层本身的不可控使之成为活动中最不可控的因素,目标人数与实际人数的差距,报名人数与到场人数、酒店住宿人数等的分歧,参会人员的差异化需求导致的接待方案在费用和方式上的风险(交通方式、餐饮服务、酒店服务、参会体验等)。

(2)某些重要演讲嘉宾“过于表现”,10分钟演讲变成20分钟、30分钟。

(3)参会人员的安全问题,安检和安全隐患的排除、应急预案,每一场活动都需要把安全预案放在最首位的预案。

 

如果我们对每一层级的每一个主体去一一分析,都会存在或大或小的潜在风险,其实策划人的所谓策划主要是通过合适的方式去发现可能存在的问题、风险进行针对性的方案,确保活动万无一失,这也是每一场活动最基本的要求。魔瓦会议活动管理系统借助全程系统化的管理模式,以高效的运营模式保障着会议活动特别是大型会议活动在正常轨道运行,将不可控的风险控制在安全系数范围之内。

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【市场观察】除了“摔话筒”,活动还有哪些梗足以戳疼策划者?

前段时间360副总裁兼首席安全官谭晓生在某知名论坛上怒摔话筒,由于环节拖堂和临时增加议程引发的不满,进而引起业内和媒体舆论对于会议活动管理效率的讨论。

 

流程拖沓,随意临时增、删、改现场活动流程,这几乎是会议活动已经司空见惯的陋习,一个小改动往往就会造成活动的策划团队、执行团队失去正常节奏,成百上千受邀出席的嘉宾和参会者也会受到影响。这一点,相比于国外非常严谨地有秩序的、有计划地推进会议活动管理水平相去甚远,国内活动组织管理效率仍然处于亟需改变的“低效”状态。

 

那么除了让嘉宾愤怒到“摔话筒”的问题,还有哪些常见的“梗”足以戳痛会议活动的策划者和执行者呢?

 

流程卡壳/拖沓

在以“流程+场地”为两大核心要素的会议型活动里面,确定和布置匹配会议规模的场地问题相对容易解决,唯独流程成为策划者、执行者最为头疼的问题,具体体现在以下四个方面:

(1)流程改来改去,不到最后一秒绝不确定(决策层原因);

(2)活动或企业的管理决策层临时增加、修改流程或其中部分环节(决策层原因);

(3)由于场控的失误导致前后流程卡壳、中断,主持人需要衔接、化解尴尬(执行层原因);

(4)某些重要演讲嘉宾“过于表现”,10分钟演讲变成20分钟、30分钟(参会层原因)。

备注中的会议活动“风险管理层级化”留待日后我们再详细论述,第二条本身可控的问题在某些企业、某些活动中反而变成了不可控,结果至少造成三大影响:拉低团队中的决策信用,给执行团队造成混乱,严重影响主办方品牌在参会人心目中的形象。谭晓生“摔话筒”事件多是第二条原因导致的。

 

预算/费用

“一个伟大的活动构想最终是怎么流产的?”恐怕只有策划人知道原因。

 

兵马未动粮草先行,这是每一个活动项目最开始都要提前准备好的——预算。不过在大多数会议活动项目中,我们可以发现很多企业并没有非常计划性的预算,甚至有些活动就是临时提出来的需求,下达给市场部门后要求先报价后做预算。

本末倒置、非理性的活动需求不仅让市场部门的策划人手忙脚乱,也会让那些可能参与到项目中来的乙方们(活动公司、公关公司、舞台/灯光/音响服务公司)心中无底,以及公司中参与到该项目的其他部门也没有底气去坚决执行(比如采购部门),一环扣一环,由预算引发的活动项目流产不在少数。

 

没有计划性预算的活动项目即便顺利推进下去,在费用上往往会呈现一种趋势,那就是费用无形增加,各种支出名目超过心理预期,所以策划人在接到活动项目需求必须先确认的就是预算,看预算做执行案。

 

团队协同/跨部门

“一个猪队友,拖垮一支队伍”,是市场部门、策划人对项目中拖后腿的协同板块的怨辞罢了。

 

小型活动还好说,一旦到了几百人、几千人特别是数万人参加的展会活动,规模越大,需要协同作业的部门、人员就越多,只要一个版块跟不上节奏或者出问题,就有可能拖垮整个项目进度,就像“木桶理论”中最短的那一块木板决定了装水容量一样。

活动项目管理中以市场部门为首,市场部们又以市场/品牌总监或主策划牵头,内部有采购、业务、IT、客服等多部门配合,外部有酒店、会议中心、搭建、执行、差旅等众多乙方们协同,流程上还有营销、邀约、接待、现场等众多步骤实施,没有足够的经验是难以严格按照项目推进表让各版块工作安安稳稳推进的。

 

也许,你可以通过魔瓦的“系统化”帮你省去很多繁琐的工作,但市场部门仍然需要在多部门、多乙方之间沟通协调,“项目进度表”就是一纸军令,要想不被某一个“猪队友”坑惨,就只有严格按照“项目进度表”推着所有版块坚定前行(心疼做策划的宝宝们~~)。

 

人员/人群服务差异化

VIP有VIP/SVIP,嘉宾也有普通嘉宾/特邀嘉宾/重要嘉宾,而普通的参会人员在大型多分会场的会议活动中也有不同会场的区别,参会群体化必然决定着参会服务的差异化,这是毋庸置疑的。

“差异化”服务给市场部门最直观的感受就是,一份邀请函要做相似的不同版本,一个邀约通道要匹配对应的邀约文案,签到处要为不同的参会人员作区别签到,累垮设计,也累垮现场接待组。大型会议活动的参会人员多达数千,人群类别少则十多种,每一种都需要作区分、做定制,这给市场部门带来了巨大的工作压力,稍有疏忽就特别容易出错。

 

“差异化”的人工管理或没有实施“差异化”服务主要存在于多数传统行业、传统品牌企业,而创新型品牌企业和新兴行业的会议活动已经逐步实现“差异化”,通过魔瓦的系统化去实现不同参会群体的差异化营销、邀约、通知、签到等,帮助差异化的同时也减少失误、提高市场部门工作效率。

 

然而,人群服务差异化未来还会更加细化,这主要表现在参会人员的终端呈现和主办方管理端双方数据深度细化、同步,实现会议活动管理的智能化。

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【市场观察】AI赋能市场部门,致胜下一场的战略级部署

风起云涌的现代商业竞争,看准风口、跟紧最新技术趋势,成为企业能否在下一场竞争中脱颖而出的关键。不久前的世界人工智能大会上,BAT大佬们纷纷表示,未来30年,智能技术将深入到社会的方方面面,改变传统制造业,改变服务业,改变教育、医疗,未来的公司尤其是IT公司必须是“三维一体”,即具备AI的思维、拥有AI的能力,以及遵循AI的伦理。

 

以面部识别等深入应用为代表的AI智能技术已经在改变着当前某些产业、某些领域,通过AI智能化获得商业竞争的先机。根据近期国际权威市场调研机构Gen Market Insights发布的《全球人脸识别设备市场研究报告2018》(Global Face Recognition Device Market Research Report 2018)显示,到2023年,中国将占全球面部识别市场份额的44.59%,高于2017年的29.39%,中国将成为面部识别技术领域最大的消费者和提供商。

 

战略级部署,为市场部门赋能

在市场活动这一关系到企业和品牌市场影响力的重要版块,卓越远见的大型企业已经加紧部署具备AI智能化应用的管理系统,纳入企业整体战略规划,目前包括香港皓天财经集团等在内的众多大型企业、跨国公司将会议活动管理系统作为市场活动的智能化基础设施进行部署。

 

囊括大数据化的活动在线管理系统、MCS现场活动管理系统、AI智能人脸识别系统以及活动酒店预订管理、问卷调查管理、接机接车管理、活动财务管理等模块作定制化的组合,形成以大数据为基础的、AI智能化为管理全过程的创新模式,为新时代的市场战略全新赋能。

 

智能化表面的“新”和内在的“效率”

赢在下一个时代的人,总是第一个站上风口的那一个。AI智能化在应用层面有许多令人眼花缭乱的新花样,它给人带来的“新”就像一个新时代标签的印象,在Marketing领域它主要表现为通过大数据、云计算、AI技术来实现更加智能化的营销模式,包括品牌广告、活动营销、媒介传播等等,AI在Marketing领域的创新给商业带来了“效率”上的提升。

 

在基础互联网的时代,我们可以通过互联网去完成市场活动的数据化管理,可视地看到活动全过程在数据上的变化并为我们的活动管理策略提供决策参考。而在AI智能化的时代,AI技术的可拓展性更强,就像从冰冷的机器换成了一个可感知冷暖的触手,它不仅可以完成数据的采集、管理和可视化呈现,更重要的是它可以在这些管理和呈现中根据人为设计、授权帮助你做出反应更快速、处理更高效的决策。

 

比如现在广泛应用的智能化人脸识别技术,它仅仅是整个智能化管理全程中一个很小很小的环节,它却可以帮助企业或主办方做到数据采集、场地管理、人员数据管理、安全管理、多分会场数据同步管理尤其是签到管理的快速反应,让企业从极其纷繁复杂的现场事务中抽身出来,企业能够把有限的团队投入到最重要的主会场、主流程环节去,省出人工,得出效率,它所能实现的效果将比过往纯数据化的管理高出数倍。

 

IT产业日新月异,给传统的会议活动产业带来了契机,魔瓦团队在10年大型企业市场活动、大型会议活动、展会活动等组织管理经验基础上,结合AI智能产业的高能效特点,为企业级用户提供定制化的智能化市场活动管理解决方案,为企业决胜下一场做好战略级部署。

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【市场观察】如果操盘一场100000+规模的大型活动,你需要跨过4个大坑

一般而言,活动规模在1000人以上就可以算得上是大型活动了,《广东省大型群众性活动安全管理办法》规定:面向社会公众举办的活动超过1000人次即为大型群众性活动,需要提前20天向公安机关申请安全许可。

而在国内的许多城市,也都出台了类似的相关管理规定,从公共安全等方面对此类大型活动的管理要求越来越严格。

 

对于100000+人同时参加的大型会议活动,其公共安全固然有着必要的门槛,在活动的策划、组织、顺利实施和达到预期效果也有主办方的必然要求,活动越大则对主办方的考验越大,只有具备足够活动经验和活动管理技术的团队才能完成此任。那么,100000+规模的超大型活动有哪些经验值得我们借鉴呢?

 

活动目标不明确?

活动目标是一场活动的宗旨所在,也是主办方投资操办这场活动的目的,可以是业绩收益,也可以是品牌效益。通常来说,活动人数规模上万特别是数十万的大型活动,已经不是单纯的会议类活动了,而往往以“会中带展”或纯粹的展会活动进行。

这样的活动需要大规模投放广告、大规模的报名数据管理等管理工作和门票销售、展位招商、参展销售等业务工作,明确的活动目标根据活动类型设置,而所有的工作才能顺利开展,切忌活动类型和目标不明确甚至长期摇摆不定、迁延时日导致其他工作被滞缓。

 

有清晰计划的主办方对此类大型活动提前至少半年开始筹备,还有提前一年开始做准备工作的,只有量化目标,活动策划与实施才能够明确方向,才会少走弯路,当然就能避免这个问题。

场地预定为时尚早?

有些主办方觉得为时尚早,在选定场地时不那么快做决定,殊不知场地预定如果出现这几个问题几乎能导致活动直接流产的:

(1)大型活动人数多,需要足够的场地来做支撑,而超大场地的资源毕竟有限,国内大中城市的一些这类资源至少都是提前半年预定的,没有档期导致活动拖延、活动流产的不在少数,主办方品牌形象跟着大打折扣;

(2)场地预定后还有非常关键的环节也是我们在文首提到的“报备”项,报备所需要的要素包括场地安全、应急预案等,且需要公安机关审核批准才能实施,如果在报备上出现瑕疵也是能让整场活动的投资打水漂的。

(3)只有场地定了下来才能出完整的活动策划案,包括场地区域、通道和空间尺寸等数据都需要做入方案,没有场地的策划案也只是在天上飘。

所以,场地对于活动的前期筹备牵一发而动全身,再犯拖延症也一定要避开场地预定的这个坑。

 

人员不需要培训就赴现场?

在大型活动里,假如参与的工作人员不了解全局的策划意图,他们就不能为大型活动策略实施提供有用的工作,甚至到了现场也不知道该做些什么,因而需要对工作人员进行方案培训,只有知情才能出力。

 

很多主办方会对大型活动参与工作的人员进行培训并把培训放在了现场,短时培训虽然可以产生实地效果但也容易出错,最好是能够在活动前提前就做好培训工作,包括参会人员的饮食起居咨询、指引咨询、业务咨询都能够给出清晰的指导并考验合格,以免到了现场出乱子。

大型活动需要安保但不注重秩序?

大型活动的组织管理之难就在于人的管理,人数多,要管理的数据就多,可能发生的意外也就更多。传统型的会中带展或者展会活动以纸质票作为入场凭证,这种方式给大型活动管理造成诸多不便:

(1)登记和统计困难,如果是不记名的门票还会存在客户信息无法追踪以及隐藏的安全风险;

(2)入场验证速度慢,容易造成入口拥堵且真假门票混杂难辨;

(3)缺少信息化的设备导致现场人流不能有效管控,风险系数陡增……

 

以上是大型活动管理最容易落入的四个大坑,在100000+以上的超大型会议活动上还会有不少坑,一不小心可能就会让活动失去平衡,出现意外则让主办方们得不偿失。在当今高效的超大型会议活动管理中,系统化已经成为组织者们必备的管理工具,系统化在超大型会议活动上的深厚经验,如:中国(无锡)国际文化艺术博览会300000+,2018年世界机器人大会500000+:

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【市场观察】频繁办活动,有哪些预案需要提前准备?

一份完整的活动方案需要包括一份应急预案,在活动方案的结尾,基本都会以应急预案作为结尾,可见应急预案在活动中有着不可忽视的重要性。

应急方案是指针对可能导致活动出现混乱、差错或停顿的突发事件,以保证活动顺利进行或将损失降到最低限度而采取的一系列预防、补救和恢复活动运行的完整措施。下面看看我们整理的常规活动应急预案包含哪些。

 

对天气因素的应急措施

首先应该事前做好准备,如果天气预报表明当天有雨,应该将活动场地定在室内。若活动开始之前突然降雨,即启动备选方案。邀请所有到场人士进入室内,为各位安排香槟酒会,礼仪小姐引领嘉宾参观现场,节目也尽量在室内进行,同时准备少量雨伞供嘉宾借用。

 

对现场秩序的应急措施

对于户外活动的举办,首先与当地公安部门取得联系,以便得到他们的许可与支持。考虑到活动可能会吸引大量过往群众的围观,提前与保安部及物管公司保卫人员进行协商,活动当天对现场随时进行有效的疏导、监管,若出现拥挤等秩序混乱局面,迅速增加保卫力量,对混乱场面予以控制;若情况严重,及时与公安部门联系。

 

防火应急措施

礼炮或其他因素都有可能引起火灾或爆炸事故,消防部门和物业管理公司提前作好准备,若火灾发生,迅速引导人群安全退离,采取灭火策略,火灾若无法控制,总负责人立即与当地消防队联系,同时主观人员负责对现场秩序的控制与协调。

 

电源应急

提前准备好备用电源,同时与电控部门协商,作好一切准备,若突然断电,启用备用电源,或使用商场电源和音响设备。

现场布置的应急

任何现场静态的布置、装饰出现掉落、损坏等情况,工程部人员迅速予以修补,将其恢复原貌,若无法补救,则即使清理,确保活动顺利进行。如果影响到活动的进展,例如舞台坍塌等严重事件,迅速将台上贵宾引领到台下,将铺用地毯作为临时主席台。动态装点如气球、礼炮工作失常,包括主席台上的金球未打开等情况,将以彩带喷射、礼花等作为代替,同时以音响来弥补现场气氛。

以上五点大概包含活动中需重点准备的应急措施,虽然活动不一定会遇到这些情况,但有备无患总是没有错的。在活动策划中包含应急预案,能将活动各方面考虑周到才是优秀的市场活动策划者。

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