【技术团队】短信邀约,一键参会

怎样最快速地邀约客户报名你的会议活动呢?

今天小编教你通过短信邀约的方式,用最快速、最直接的通道(只需3个简单步骤)邀约客户报名参加活动,只需要打开手机即可一键报名参会的方法。我们现在来看看参会人员在前端是如何便捷的吧!

(1)手机收到邀约短信,内容包含活动的简要介绍以及报名链接,点开其中的短信链接即可进入到活动报名确认页面。(图片均可点击查看大图)

(2)在报名确认页面,点击“确定参会”或“拒绝参会”,如希望参加本次会议活动,则可点击“确认参会”,否则点击“拒绝参会”并退出确认页。

(3)“确认参会”后,进入报名成功页面电子凭证号、二维码将作为活动当天签到凭证,保存在手机即可。

三个很简单的填写步骤是不是很简单、很实用呢?

通过“短信邀约”确认潜在参会人群是否参会的功能适用于已有客户名单、会员名单的会议活动,这一类活动的数据通常可以通过名单导入、API无缝对接CRM以及魔瓦会议活动管理系统实现,操作简单,转化效果显著。

设置如此便捷的“短信邀约”在魔瓦会议活动管理系统操作并不复杂,只需要在“短信邀约”设置短信发送内容这一项基础操作便可以完成啦,马上点击“阅读原文”进入吧!

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【市场观察】除了“摔话筒”,活动还有哪些梗足以戳疼策划者?

前段时间360副总裁兼首席安全官谭晓生在某知名论坛上怒摔话筒,由于环节拖堂和临时增加议程引发的不满,进而引起业内和媒体舆论对于会议活动管理效率的讨论。

 

流程拖沓,随意临时增、删、改现场活动流程,这几乎是会议活动已经司空见惯的陋习,一个小改动往往就会造成活动的策划团队、执行团队失去正常节奏,成百上千受邀出席的嘉宾和参会者也会受到影响。这一点,相比于国外非常严谨地有秩序的、有计划地推进会议活动管理水平相去甚远,国内活动组织管理效率仍然处于亟需改变的“低效”状态。

 

那么除了让嘉宾愤怒到“摔话筒”的问题,还有哪些常见的“梗”足以戳痛会议活动的策划者和执行者呢?

 

流程卡壳/拖沓

在以“流程+场地”为两大核心要素的会议型活动里面,确定和布置匹配会议规模的场地问题相对容易解决,唯独流程成为策划者、执行者最为头疼的问题,具体体现在以下四个方面:

(1)流程改来改去,不到最后一秒绝不确定(决策层原因);

(2)活动或企业的管理决策层临时增加、修改流程或其中部分环节(决策层原因);

(3)由于场控的失误导致前后流程卡壳、中断,主持人需要衔接、化解尴尬(执行层原因);

(4)某些重要演讲嘉宾“过于表现”,10分钟演讲变成20分钟、30分钟(参会层原因)。

备注中的会议活动“风险管理层级化”留待日后我们再详细论述,第二条本身可控的问题在某些企业、某些活动中反而变成了不可控,结果至少造成三大影响:拉低团队中的决策信用,给执行团队造成混乱,严重影响主办方品牌在参会人心目中的形象。谭晓生“摔话筒”事件多是第二条原因导致的。

 

预算/费用

“一个伟大的活动构想最终是怎么流产的?”恐怕只有策划人知道原因。

 

兵马未动粮草先行,这是每一个活动项目最开始都要提前准备好的——预算。不过在大多数会议活动项目中,我们可以发现很多企业并没有非常计划性的预算,甚至有些活动就是临时提出来的需求,下达给市场部门后要求先报价后做预算。

本末倒置、非理性的活动需求不仅让市场部门的策划人手忙脚乱,也会让那些可能参与到项目中来的乙方们(活动公司、公关公司、舞台/灯光/音响服务公司)心中无底,以及公司中参与到该项目的其他部门也没有底气去坚决执行(比如采购部门),一环扣一环,由预算引发的活动项目流产不在少数。

 

没有计划性预算的活动项目即便顺利推进下去,在费用上往往会呈现一种趋势,那就是费用无形增加,各种支出名目超过心理预期,所以策划人在接到活动项目需求必须先确认的就是预算,看预算做执行案。

 

团队协同/跨部门

“一个猪队友,拖垮一支队伍”,是市场部门、策划人对项目中拖后腿的协同板块的怨辞罢了。

 

小型活动还好说,一旦到了几百人、几千人特别是数万人参加的展会活动,规模越大,需要协同作业的部门、人员就越多,只要一个版块跟不上节奏或者出问题,就有可能拖垮整个项目进度,就像“木桶理论”中最短的那一块木板决定了装水容量一样。

活动项目管理中以市场部门为首,市场部们又以市场/品牌总监或主策划牵头,内部有采购、业务、IT、客服等多部门配合,外部有酒店、会议中心、搭建、执行、差旅等众多乙方们协同,流程上还有营销、邀约、接待、现场等众多步骤实施,没有足够的经验是难以严格按照项目推进表让各版块工作安安稳稳推进的。

 

也许,你可以通过魔瓦的“系统化”帮你省去很多繁琐的工作,但市场部门仍然需要在多部门、多乙方之间沟通协调,“项目进度表”就是一纸军令,要想不被某一个“猪队友”坑惨,就只有严格按照“项目进度表”推着所有版块坚定前行(心疼做策划的宝宝们~~)。

 

人员/人群服务差异化

VIP有VIP/SVIP,嘉宾也有普通嘉宾/特邀嘉宾/重要嘉宾,而普通的参会人员在大型多分会场的会议活动中也有不同会场的区别,参会群体化必然决定着参会服务的差异化,这是毋庸置疑的。

“差异化”服务给市场部门最直观的感受就是,一份邀请函要做相似的不同版本,一个邀约通道要匹配对应的邀约文案,签到处要为不同的参会人员作区别签到,累垮设计,也累垮现场接待组。大型会议活动的参会人员多达数千,人群类别少则十多种,每一种都需要作区分、做定制,这给市场部门带来了巨大的工作压力,稍有疏忽就特别容易出错。

 

“差异化”的人工管理或没有实施“差异化”服务主要存在于多数传统行业、传统品牌企业,而创新型品牌企业和新兴行业的会议活动已经逐步实现“差异化”,通过魔瓦的系统化去实现不同参会群体的差异化营销、邀约、通知、签到等,帮助差异化的同时也减少失误、提高市场部门工作效率。

 

然而,人群服务差异化未来还会更加细化,这主要表现在参会人员的终端呈现和主办方管理端双方数据深度细化、同步,实现会议活动管理的智能化。

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【市场观察】AI赋能市场部门,致胜下一场的战略级部署

风起云涌的现代商业竞争,看准风口、跟紧最新技术趋势,成为企业能否在下一场竞争中脱颖而出的关键。不久前的世界人工智能大会上,BAT大佬们纷纷表示,未来30年,智能技术将深入到社会的方方面面,改变传统制造业,改变服务业,改变教育、医疗,未来的公司尤其是IT公司必须是“三维一体”,即具备AI的思维、拥有AI的能力,以及遵循AI的伦理。

 

以面部识别等深入应用为代表的AI智能技术已经在改变着当前某些产业、某些领域,通过AI智能化获得商业竞争的先机。根据近期国际权威市场调研机构Gen Market Insights发布的《全球人脸识别设备市场研究报告2018》(Global Face Recognition Device Market Research Report 2018)显示,到2023年,中国将占全球面部识别市场份额的44.59%,高于2017年的29.39%,中国将成为面部识别技术领域最大的消费者和提供商。

 

战略级部署,为市场部门赋能

在市场活动这一关系到企业和品牌市场影响力的重要版块,卓越远见的大型企业已经加紧部署具备AI智能化应用的管理系统,纳入企业整体战略规划,目前包括香港皓天财经集团等在内的众多大型企业、跨国公司将会议活动管理系统作为市场活动的智能化基础设施进行部署。

 

囊括大数据化的活动在线管理系统、MCS现场活动管理系统、AI智能人脸识别系统以及活动酒店预订管理、问卷调查管理、接机接车管理、活动财务管理等模块作定制化的组合,形成以大数据为基础的、AI智能化为管理全过程的创新模式,为新时代的市场战略全新赋能。

 

智能化表面的“新”和内在的“效率”

赢在下一个时代的人,总是第一个站上风口的那一个。AI智能化在应用层面有许多令人眼花缭乱的新花样,它给人带来的“新”就像一个新时代标签的印象,在Marketing领域它主要表现为通过大数据、云计算、AI技术来实现更加智能化的营销模式,包括品牌广告、活动营销、媒介传播等等,AI在Marketing领域的创新给商业带来了“效率”上的提升。

 

在基础互联网的时代,我们可以通过互联网去完成市场活动的数据化管理,可视地看到活动全过程在数据上的变化并为我们的活动管理策略提供决策参考。而在AI智能化的时代,AI技术的可拓展性更强,就像从冰冷的机器换成了一个可感知冷暖的触手,它不仅可以完成数据的采集、管理和可视化呈现,更重要的是它可以在这些管理和呈现中根据人为设计、授权帮助你做出反应更快速、处理更高效的决策。

 

比如现在广泛应用的智能化人脸识别技术,它仅仅是整个智能化管理全程中一个很小很小的环节,它却可以帮助企业或主办方做到数据采集、场地管理、人员数据管理、安全管理、多分会场数据同步管理尤其是签到管理的快速反应,让企业从极其纷繁复杂的现场事务中抽身出来,企业能够把有限的团队投入到最重要的主会场、主流程环节去,省出人工,得出效率,它所能实现的效果将比过往纯数据化的管理高出数倍。

 

IT产业日新月异,给传统的会议活动产业带来了契机,魔瓦团队在10年大型企业市场活动、大型会议活动、展会活动等组织管理经验基础上,结合AI智能产业的高能效特点,为企业级用户提供定制化的智能化市场活动管理解决方案,为企业决胜下一场做好战略级部署。

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【技术团队】“预约配对”功能:给活动商务洽谈一个独立空间

带着能对接资源的愿望满怀期待而来,却被嘈杂拥挤的会场搅扰了商务洽谈?

 

本想和最期待合作的供应商洽谈合作,却苦苦找不到可供安静洽淡的场地?

 

这些问题频频出现在这样的会议活动现场:

(1)展会活动的参展商需要与客户预约洽谈;

(2)投资论坛的投资方与融资方洽谈;

(3)供应商与经销商、采购商的洽谈;

(4)……

 

有多少被“不能好好聊天”生生打散的商务洽谈和合作。会议活动本身就是一个资源圈、人脉圈,它为参会各方都能创造了对接机会,所以会议活动中的洽谈也就变成绝大多数参会人的愿望、需求,这一需求在大型展会活动、投资论坛、行业活动等活动类型中表现更为迫切。

 

就像天平的两端,一方是参会人员对洽谈室、洽谈对接的迫切需求,另一方是主办方很难对各不相同的洽谈、对接需求实现统一对接,人工处理远远无法满足当前对洽谈对接的需求。因此,“预约配对”功能可以为这些活动、这些有对接需求的参会人员实现洽谈场景的预约、对接,既能照顾到所有参会人员各不相同的洽谈需要,又能充分发挥洽谈室以及拥有洽谈功能的开放区域的使用价值,一举多得。

 

接下来,我们通过魔瓦会议活动管理系统的后端和前端分别操作,了解该功能的使用。

系统后台操作界面

接下来,我们通过魔瓦会议活动管理系统上的操作,来了解“预约配对”功能的使用。

(1)基本设置:设置预约配对的名称和配对方式、时间:

 

(2)预约详情列表:查看预约配对的列表和详情。

(3)查看预约详情:通过“报名人员管理”菜单进入报名人员详情页,可以查看该参会人员的预约配对情况。

参会人员前端操作

(1)在报名成功页面添加一个“添加配对”按钮:

 

 

(2)点击添加配对按钮,进入到下一步预约配对页面,姓名下拉选择或搜索(支持MS接口获取),姓名从报名人员管理列表获取,选择姓名后,公司自动获取:

 

 

(3)点击确认配对按钮后,进入下一步“时间预约”,时间范围为后台设置的活动开始时间与结束时间,点击确认后,回到报名成功页面:

 

4、预约配对后,自动触发邮件给被预约的报名人员,被预约人收到邮件后,可点击邮件的确认/拒绝按钮,如点击“确认”后台的报名人员详细信息页,增加一个预约人信息字段显示,主办发可通过后台查看谁给谁预约配对了;如被预约的报名人员在邮件点击“拒绝”后,会给发起配对的人也发封被拒绝的邮件,同时可以继续预约其他的人或时间。

便捷的“预约配对”功能,赶紧进入魔瓦官网登录系统平台体验吧!

 

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