【市场观察】如果操盘一场100000+规模的大型活动,你需要跨过4个大坑

一般而言,活动规模在1000人以上就可以算得上是大型活动了,《广东省大型群众性活动安全管理办法》规定:面向社会公众举办的活动超过1000人次即为大型群众性活动,需要提前20天向公安机关申请安全许可。

而在国内的许多城市,也都出台了类似的相关管理规定,从公共安全等方面对此类大型活动的管理要求越来越严格。

 

对于100000+人同时参加的大型会议活动,其公共安全固然有着必要的门槛,在活动的策划、组织、顺利实施和达到预期效果也有主办方的必然要求,活动越大则对主办方的考验越大,只有具备足够活动经验和活动管理技术的团队才能完成此任。那么,100000+规模的超大型活动有哪些经验值得我们借鉴呢?

 

活动目标不明确?

活动目标是一场活动的宗旨所在,也是主办方投资操办这场活动的目的,可以是业绩收益,也可以是品牌效益。通常来说,活动人数规模上万特别是数十万的大型活动,已经不是单纯的会议类活动了,而往往以“会中带展”或纯粹的展会活动进行。

这样的活动需要大规模投放广告、大规模的报名数据管理等管理工作和门票销售、展位招商、参展销售等业务工作,明确的活动目标根据活动类型设置,而所有的工作才能顺利开展,切忌活动类型和目标不明确甚至长期摇摆不定、迁延时日导致其他工作被滞缓。

 

有清晰计划的主办方对此类大型活动提前至少半年开始筹备,还有提前一年开始做准备工作的,只有量化目标,活动策划与实施才能够明确方向,才会少走弯路,当然就能避免这个问题。

场地预定为时尚早?

有些主办方觉得为时尚早,在选定场地时不那么快做决定,殊不知场地预定如果出现这几个问题几乎能导致活动直接流产的:

(1)大型活动人数多,需要足够的场地来做支撑,而超大场地的资源毕竟有限,国内大中城市的一些这类资源至少都是提前半年预定的,没有档期导致活动拖延、活动流产的不在少数,主办方品牌形象跟着大打折扣;

(2)场地预定后还有非常关键的环节也是我们在文首提到的“报备”项,报备所需要的要素包括场地安全、应急预案等,且需要公安机关审核批准才能实施,如果在报备上出现瑕疵也是能让整场活动的投资打水漂的。

(3)只有场地定了下来才能出完整的活动策划案,包括场地区域、通道和空间尺寸等数据都需要做入方案,没有场地的策划案也只是在天上飘。

所以,场地对于活动的前期筹备牵一发而动全身,再犯拖延症也一定要避开场地预定的这个坑。

 

人员不需要培训就赴现场?

在大型活动里,假如参与的工作人员不了解全局的策划意图,他们就不能为大型活动策略实施提供有用的工作,甚至到了现场也不知道该做些什么,因而需要对工作人员进行方案培训,只有知情才能出力。

 

很多主办方会对大型活动参与工作的人员进行培训并把培训放在了现场,短时培训虽然可以产生实地效果但也容易出错,最好是能够在活动前提前就做好培训工作,包括参会人员的饮食起居咨询、指引咨询、业务咨询都能够给出清晰的指导并考验合格,以免到了现场出乱子。

大型活动需要安保但不注重秩序?

大型活动的组织管理之难就在于人的管理,人数多,要管理的数据就多,可能发生的意外也就更多。传统型的会中带展或者展会活动以纸质票作为入场凭证,这种方式给大型活动管理造成诸多不便:

(1)登记和统计困难,如果是不记名的门票还会存在客户信息无法追踪以及隐藏的安全风险;

(2)入场验证速度慢,容易造成入口拥堵且真假门票混杂难辨;

(3)缺少信息化的设备导致现场人流不能有效管控,风险系数陡增……

 

以上是大型活动管理最容易落入的四个大坑,在100000+以上的超大型会议活动上还会有不少坑,一不小心可能就会让活动失去平衡,出现意外则让主办方们得不偿失。在当今高效的超大型会议活动管理中,系统化已经成为组织者们必备的管理工具,系统化在超大型会议活动上的深厚经验,如:中国(无锡)国际文化艺术博览会300000+,2018年世界机器人大会500000+:

>>>点此立即体验魔瓦会议活动管理系统

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *