【市场观察】频繁办活动,有哪些预案需要提前准备?

一份完整的活动方案需要包括一份应急预案,在活动方案的结尾,基本都会以应急预案作为结尾,可见应急预案在活动中有着不可忽视的重要性。

应急方案是指针对可能导致活动出现混乱、差错或停顿的突发事件,以保证活动顺利进行或将损失降到最低限度而采取的一系列预防、补救和恢复活动运行的完整措施。下面看看我们整理的常规活动应急预案包含哪些。

 

对天气因素的应急措施

首先应该事前做好准备,如果天气预报表明当天有雨,应该将活动场地定在室内。若活动开始之前突然降雨,即启动备选方案。邀请所有到场人士进入室内,为各位安排香槟酒会,礼仪小姐引领嘉宾参观现场,节目也尽量在室内进行,同时准备少量雨伞供嘉宾借用。

 

对现场秩序的应急措施

对于户外活动的举办,首先与当地公安部门取得联系,以便得到他们的许可与支持。考虑到活动可能会吸引大量过往群众的围观,提前与保安部及物管公司保卫人员进行协商,活动当天对现场随时进行有效的疏导、监管,若出现拥挤等秩序混乱局面,迅速增加保卫力量,对混乱场面予以控制;若情况严重,及时与公安部门联系。

 

防火应急措施

礼炮或其他因素都有可能引起火灾或爆炸事故,消防部门和物业管理公司提前作好准备,若火灾发生,迅速引导人群安全退离,采取灭火策略,火灾若无法控制,总负责人立即与当地消防队联系,同时主观人员负责对现场秩序的控制与协调。

 

电源应急

提前准备好备用电源,同时与电控部门协商,作好一切准备,若突然断电,启用备用电源,或使用商场电源和音响设备。

现场布置的应急

任何现场静态的布置、装饰出现掉落、损坏等情况,工程部人员迅速予以修补,将其恢复原貌,若无法补救,则即使清理,确保活动顺利进行。如果影响到活动的进展,例如舞台坍塌等严重事件,迅速将台上贵宾引领到台下,将铺用地毯作为临时主席台。动态装点如气球、礼炮工作失常,包括主席台上的金球未打开等情况,将以彩带喷射、礼花等作为代替,同时以音响来弥补现场气氛。

以上五点大概包含活动中需重点准备的应急措施,虽然活动不一定会遇到这些情况,但有备无患总是没有错的。在活动策划中包含应急预案,能将活动各方面考虑周到才是优秀的市场活动策划者。

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