【市场观察】作为一只活动策划汪,最容易被哪些因素烦恼?

对一只奋斗在一线的活动策划汪来说,随着活动方案从V1到V6、到V15再到Vn的演变,功力也在修炼猛进。一名优秀的活动策划,自然也是不辞劳苦,毁誉不惊。

凌晨1点,2点,3点,4点,5点的美好夜景,只有策划汪最是熟悉。夜深人静,而随时可能冒出来徒添烦恼的,就是活动策划中最常见的三大棘手问题。

预算

兵马未动,粮草先行,活动未始,预算先到,活动从策划立项开始就已进入筹备期,陆陆续续需要支出费用,策划者需要先搞定的便是预算问题:每一笔采购费用(数量和单价)准确清晰,服务类采购要做准确的评估报告并确认其是否能满足你的活动需求(活动中一般体现为广告公司或公关公司的服务)。

活动管理跟企业运营管理一样,有钱心不慌,所以费用预算能越早确认就对活动执行推进越有利,以节约成本为基础但也不能克扣活动整体效果。如果预算不足,或营销类活动,可以通过门票出售、广告位招商来增加收入,降低活动组织成本,而售票则可以通过一些活动管理工具来实现。

预算多了,对活动未必是好事,意味着浪费,预算少了又办不好事情,在确定预算数字上策划者常常的做法也只是由老板拍板一个数字,做好的做法是根据活动目标来评估、确定预算,比如这场活动在经济上的营收、品牌传播上达到的影响效果。

 

场地

如果单单是找适合活动人数规模的场地也就算了,按人数找场地是活动中最基本的标配。如果碰上一些大型会议,需要找符合规格的场地,而且还得是看中的场地存在档期,场地内的设施足够满足会议中的特殊需求。

当以上的事项完成,活动还会遇到一个影响整体进度的工作事项:活动场地的报备。在广州举办200人以上活动需要向公安机关备案,其他地方也同样如此,报备过程中所要准备的各种资料也是极多,报备有可能是一个周转反复的过程,可以找专业的公关公司来做,不必活动策划或自己公司的市场团队亲力亲为。

 

嘉宾

人永远是活动中的主体,但也是常常比较难以管理的主体,包括两部分,其一是所有参会人员嘉宾的确认,其二是重要嘉宾的邀请确认。

活动中的参会人员集合起来是一个庞大的数据库,这可以通过活动管理系统对其报名、参会、门票、签到、出入场等进行全程管理,而参会人群中的重要嘉宾一般会和活动的主流程产生关系,比如活动中某些环节需要嘉宾演讲、互动、仪式等,所以在活动前尽早确认这部分人群可以免去策划人员在流程设计上的烦恼。

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