【技术团队】年会将近,提防一大波“表哥表姐”窜场!

刚过完热情洋溢的圣诞,元旦三天假期也在赶来的路上。正在忙着工作的你,有关注到今天距离农历新年只有不到2个月时间了么?

 

随着新年将近,公司们的年会早已提上日程,行政部门刚忙完圣诞节日的布置,已经开始着手筹备年会的策划事宜,擅长于各类人事、行政的表格、文件整理的行政部门会怎样组织这场活动呢?而以活动策划执行见长的市场部对年会能袖手旁观吗?

 

如果有印象的话,过往很多年会的签到仪式都会采用手写签的方式,一份是在打印出来的表格内签到,还有就是在年会活动背景板上签名留影。除了签名采用表格方式,还有人员统计表、年会工作表、礼品表……

 

一大群“表哥表姐”出现在活动相关人员的办公桌上待沟通,厚厚一沓出现在老板的办公桌上待审批,还出现在活动现场的签到台和工作人员手中……

 

“表哥表姐”的重复出现足以让人眼花缭乱,也会让年会活动的整体推进受到影响,深究其中,依然是活动管理方式停留在以往低效的“表单化”管理模式。曾经,几乎无一例外的是,从基层职员到高层管理人员,不少人都会觉得表格是一种不错的工作方式,特别是在成本方面会节省很多。

 

然而事实却多是,由于活动本身的复杂性会产生非常多的表格,特别是表格在多个人员中传递、审核、修改的过程中会产生很多的v1、v2、v3版本,到头来不仅出错多,耽误了进度,而且反过来增加了时间成本、沟通成本和财务成本,得不偿失。

规模较小的公司,对年会活动的组织相对较为简单,不会有复杂的流程和复杂的出入场仪式,说不定行政部门独一家就搞掂了。而人数规模超过100人,甚至于数百人、数千人等更大规模的公司,年会活动体量上已经相当于一场中大型会议活动了,其组织模式、流程、人员管理、现场管理都要复杂得多,单一的行政部门恐怕是不能应付的,这就需要市场部甚至IT部加入执行团队,来组织参与年会活动,通过更高效的会议组织形式替代“表哥表姐”们在活动组织中所起到的作用。

 

活动管理系统以云端技术实现会议活动“去表格化”管理,无论是报名表单,还是参会名单采集,大到财务统计、人员数据统计,小到每个报名人员的详细讯息,系统都可以自动化为市场部门、为企业管理者呈现,并以表格、状态图等多种样式表现出来,省时省力。

 

和表哥表姐们说再见,年会活动管理当然使用活动管理系统啦,现在点击此处免费获得使用吧!

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【技术团队】活动签到新花样层出不穷,二维码电子签到有哪些优势

互联网技术和移动互联网技术更新迭代的技术不断加快,带来了会议活动签到技术也随之层出不穷新的技术和应用。我们先来看看这些年,活动签到出现了哪些新花样?

 

人脸识别签到

刷脸就能签到,“靠脸吃饭”也玩出了新花样。我们通常所说的刷脸签到,在产品设计上属于安全系数比较高的级别,它革新了人工查找嘉宾姓名、手动签字等传统签到模式,而且还可对嘉宾到场情况等进行自动统计,便于工作人员及时了解会议情况,降低人力、沟通成本,极大提高会议效率;同时也可实现参会人员的身份核查与认证,有效防范冒名参会、“蹭会”等现象。

 

不过,以上只是人脸识别签到技术的理想状态,在实际应用中由于技术水平的局限和人脸参数复杂、识别环境复杂等因素影响,该技术并没有能够被大规模广泛应用,未来随着计算技术的精细深化,人脸识别也许能给会议活动带来较大的技术改观。

 

手持PDA签到

手持PDA签到,是二维码签到的一种,就是手持二维码扫码抢,扫描来宾参会之前发送到手机里面的二维码信息,即可完成签到,因为是设备是手持的,所以可以移动,不用受会场环境的限制,主要用于接机签到或者巡展、验票等不固定场所的签到,以及多个分会场中的签到。

 

手环签到

手环签到在于区别于以往的胸牌,这个手环签到可以分为两种,一种是一次性纸质的手环,一种是内置芯片的PDF手环。一次性的手环相对来说,价格更低但是用完就丢弃了,后者更具纪念价值。

 

这个手环签到是在嘉宾签到的时候现场制作,把嘉宾的信息录入到手环内,嘉宾通过通道的时候只需要刷手环就可以完成签到,适合于展会,多展厅的活动。然而手环签到存在的局限在于,需要配备体积较大的检测设备,运输、搭建不便和较高的费用成本让不少主办方更愿意采用其他的签到方式。

 

RFID签到

RFID签到需要在前期导入参会嘉宾的基本信息,并为嘉宾制作胸卡,胸卡上会有专属的二维码以及其他的相关信息。参会嘉宾在通过闸机通道的时候,会自动验证通过闸机,如果通过的不是参会人员,机器会启动报警,安全系数也是比较高的,唯一的缺陷在于笨重的闸机运输、搭建都非常不方便。

 

二维码电子签到

经过加密的二维码、条形码安全地储存参会人员信息,具有超高防伪性、安全保密性以及成本低、持久耐用等特点,因此使用二维码签到或一维码签到的过程中非常方便:

(1)电子签到为主办方节省人力,人员配置仅需1台设备/人,或由参会人员自助完成签到而无需配备人员;

(2)在会议签到效率上,它将传统签到耗时达1分钟/人的速度提升到2-3秒/人;

(3)会议签到准确率上,它始终保持着数万场活动误差为0的行业纪录,深受活动主办方所认可。

 

智能化管理的电子门票从根本上解决了传统门票管理中票据查询难、售票工作强度大、人力成本超支的问题,实现门票的规范化以及票务管理的高效率。

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【技术团队】办一场温馨的年会,当然也得有温馨体贴的活动工具啦

一年中年会最集中的时候又到了,大型会议活动、论坛、展会是公司和机构品牌形象与实力的展现,而年会则是公司、机构团队的温馨展现。

 

温馨的年会,当然也得需要体贴的活动工具,会议活动管理系统线上管理+线下体验的功能完全可以满足年会的个性化、高体验化的管理要求。

 

活动开始前,公司管理人员将参加活动的名单导入会议活动管理系统,系统为其一对一发送电子凭证(含二维码)。

 

用户在活动入场前出示二维码凭证,现场工作人员使用MCS扫描,不用等待,秒出参会胸卡。

 

快速的签到,极致的体验,无论是年会还是其他会议活动,体贴的工具为用户带来温馨的体验。

 

12月14日,全球最顶级会计事务所之一的普华永道,在广州珠江新城公司总部举办了一场老员工的活动,采用魔瓦MCS快速签到带来最佳体验:

 

普华永道,全程普华永道会计师事务所(PWC),是世界上最顶级的会计师事务所之一。在福布斯全球排行榜上,普华永道位列全球企业的第三名,普华永道也是国际四大会计师事务所之一,与其并列的其他三大所分别是毕马威、德勤和安永。

 

1998年7月1日,普华永道由两大国际会计师事务所Price Waterhouse(普华)及Coopers&Lybrand(永道)合并而成,为世界最大的会计师事务所及专业服务机构,在152个国家中设有860余家分公司和办事处,超过155,000名的专业人才,在大中华区域,拥有4,000多名员工,在北京、天津、大连、广州、上海、青岛、西安、厦门、苏州、重庆、深圳及沈阳设有办事处。

 

目前,国际四大会计事务所中的普华永道、德勤已与魔瓦建立会议活动合作关系,采用专业的会议活动管理系统对其市场活动进行高效管理。

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【技术团队】云技术实现活动现场注册与签到数据同步

你是否还记得曾经在活动现场这样一个情景:参会嘉宾远道而来,告诉你说,他没有提前注册和获取电子门票,负责接待的志愿者只好临时为他登记注册,在签到软件系统上临时录入这位参会嘉宾的信息,再进入会场……

 

这样的情景不止发生在一个活动现场,以上因为有签到软件还好,毕竟录入了嘉宾信息,可以在后期进行信息查看、统计分析。假如没有签到软件,手工填写不仅增加了审核嘉宾资质的困难,还会存在后期难以统计、回访困难等种种问题,尤其是当活动达到两三千人以上规模或者是大型展会活动时这种问题更加突出——这些都在长期地困扰着大型会议活动的主办者们。

在互联网日益发展的今天,技术手段在会议活动中开始有了越来越多的应用,像活动售票、签到管理等。不过由于现有会议活动现场环境因素的原因,特别是网络环境难以达到大型会议活动的复杂要求以及活动管理软件、签到软件复杂硬件要求,所以无论是多会场签到同步还是同时满足注册、签到数据同步,在很多软件应用中都是暂时无法实现的。

 

早在几年前,魔瓦技术团队已经突破了多会场数据同步技术的限制,不管是多复杂的场地、多个活动分会场,都可以实现多个签到终端的数据同步连接和同步更新——也就是说,当参会嘉宾拿着活动门票在3号签到入口完成了签到认证,同一时间在其它所有的签到终端上(包括手机APP、电脑MCS)都已经实现了签到状态同步更新。该项技术在目前的活动应用市场上依然处于前列。

 

而不久前,魔瓦技术部门在对MCS的升级改进中做到了另一项重要技术的突破:利用云技术功能,实现活动现场注册与签到数据同步。

 

假如参会嘉宾在会前没有注册参会,当他到现场使用手机扫描大会二维码就可以在现场立即注册参会并提交信息,而同一现场的所有签到终端在同一时刻自动完成了信息添加和更新。

 

现场注册:

现场签到并打印胸卡:

云技术实现活动现场注册与签到数据同步,这已在多场活动中得以实践应用,如今年以来与新华三集团(H3C)展开的全国活动会议合作“新华三智绽百城巡展”,全国各地参会嘉宾均可在活动现场体验到这一最新功能。新用户可点击此处注册在线系统获取体验,或拨打魔瓦全国服务热线“400-0505-390”咨询。

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【技术团队】为什么说大数据才是未来决胜活动管理的关键因素?

市场好比一块无比大的蛋糕,而营销就是制作这个蛋糕的各种配料,每个人的口感、喜好不相同,因而也就制作出了不同口味的蛋糕。那么,当市场变得越来越巨大,配料也开始变得品种越来越多、使用搭配越来越复杂,如何在这种千变万化的格局中依然找到适合自己的那块蛋糕呢?

随着信息体量越来越大,企业需要处理的信息量也在与日俱增,用户的习惯每天都在发生着巨大的变化,大数据的作用才日益明显起来。找到属于你的那块蛋糕,在未来只有通过大数据手段才能实现得了。

 

大数据让消费行为、活动行为皆数据化

数据的产生、流通使得营销活动开始变得目标明确,一切都开始变得可追踪、可衡量甚至是可优化,数据在活动中行程一个相对独立的闭环,即活动——数据——分析——活动。

品牌活动将会把数据作为运营管理的核心部分,打造复合企业、品牌、产品、活动更加深度的数据体系和应用,然而数据是非常庞大的、海量的,如何将有限的、高质量的数据从总数据中发掘出来为企业带来更好的价值,为活动带来更可观的转化,将成为会议活动运营的重要课题。

 

大数据让活动渠道营销变得有价值

渠道是活动展示与推广的窗口,也是活动获得转化的来源,不论是社交平台,还是信息流、EDM、会员短信等多种渠道营销方式,大数据有效地将其联系起来,起到从中精准抓取用户的作用,并提炼出这些用户的特点、习惯,告知活动的组织者、策划者以怎样的创意主题、活动内容去吸引他们。

Businessman shouting in megaphone over montage of smiling faces

因此,大数据充当了市场调查的角色,企业主无需再去做第三方的数据调研或研究报告,从大数据中就能够洞悉一切,激活活动营销中的各渠道价值。

 

大数据将实现活动营销的多面化时代

大数据体系本身建立在多渠道、多来源的数据综合采集、分析的基础之上,从多渠道来的,更要回到多个渠道中去。完成数据采集和价值挖掘的大数据,将帮助企业回到营销的最前端去,回到消费者、参会群体的可视端去,让活动营销步入多面化时代。

有分析曾经指出,一旦线上的数据与广告主的第一方数据相结合,大数据营销将在更精准的基础上做到人群量的扩大。线上碎片化的、零散的展示渠道,将被大数据所整合,把静态的孤立的信息数据转变为企业可用的信息,内外数据库打通,实现技术共享,在营销多面化时代为企业主提供决策支持。

 

大数据带来了大规模的个性化活动营销

成熟的数据管理系统可以实现多系统的内外对接,从活动数据库,到会员数据库,到销售数据库,数据之间无缝交互带来了信息的高度融合,加上营销内容、互动营销机制为活动带来大规模的个性化营销。

更加有针对性的传播内容,更加个性化的通知信息,千人千面的个性化活动页面,掌控着这一切的都是基于海量数据打造的大数据库。规模代表着效益,个性化代表着更高效率的营销效果,大数据所创造的个性化行销其价值所在将更多在于实际ROI的转化与提升。

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