【技术团队】差旅住宿太麻烦?魔瓦教你“参会+住宿”一站式搞定!

每当举办大型活动的时候,让主办方们足够头疼和烦恼的可不只是活动现场的管理,还有差旅、交通、住宿、餐饮等一系列繁琐的工作,其中单单是住宿一项就足以让主办方和酒店方焦头烂额了,如果酒店住宿安排出现问题还会影响到参会者对主办方的信任和好感。

对主办方而言,酒店住宿是参会过程中的一项服务,而对参会者来说酒店住宿更是一项细节上的体验。

日前,魔瓦会议活动管理系统对酒店管理模块进行了功能升级,新增了“分房”功能,由原来参会人员自行选择房型增加到了可以由主办方根据酒店、房型的实时情况进行酒店和房间的分配,相较而言给主办方增加了可以调控的空间,利于房间资源的充分利用,方便部分参会人员在住宿期间对房间的个性化要求。

在会议活动管理系统的原酒店模块中,主办方可以实现会议活动的酒店管理、客房管理、预定管理,参会人员在报名参加活动的时候即可使用订房功能,这主要体现在报名前端提交信息即为预定成功。

更新升级后的酒店管理模块,新增的分房功能主要体现为“客房预分配”和“客房分配”两项具体功能,如下图所示左侧操作菜单:

“客房预分配”是将酒店、房型和房间数量分配给主办方指定的工作人员,由他们负责对接参会人员并在参会人员有需要的时候帮助参会人员做客房调整,其所负责的客房数量和已预订数量都会实时显示,以便于统计和查看预定进展。如下图:

而客房分配的功能则包括“客房概览”和“预定概览”,从每一间酒店的房型、房间数量到每一位参会人员的预定信息都是由系统实时统计显示。为便于主办方操作,该功能还在预定概览中增加了14个选择条件,根据选择条件可以快速查找到对应的参会人员或房型、房号等。

酒店管理模块已更新上线,包括H3C2018领航者峰会等在内的大型会议活动都已部署使用,因其酒店管理、房间预定和分配带来了参会服务效率的提升而获得企业级用户的青睐。

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【技术团队】数据,未来活动管理的唯一价值所在

活动管理,在品牌公关力争出位、日益凸显的时代,不再只是一个发声、传播的机会,更是造势、营造氛围的手段,没有品牌商愿意降低甚至砍掉这个版块,当然也不会减少这块预算,那么活动就更考验品牌部门、市场部门的项目管理能力了。

从本质上来说,管理是为了实现某种目的而进行的决策、计划、组织、指导、实施、控制的过程,管理的目的(本质)是提高效率和效益,而活动管理的过程实质上就是数据管理的过程,因为活动的构成就是包括了人员数据、场地数据、流程数据、财务数据(收入和支出)和执行分工数据,不论是现在还是未来,数据都将是活动管理的唯一价值所在。所以,当魔瓦为活动设计了一套活动数据运行规则的时候,这一整套的活动数据管理方式得到了用户的一致认可,从腾讯、Facebook、阿里巴巴等500强到众多大中型企业用户,接触使用魔瓦系统之后无一例外都会选择持续使用并作为长期的活动管理系统,其原因正在于这个数据管理模式,让数据价值挂钩企业市场活动管理,通过活动运营来帮助企业深度挖掘数据的价值。

 

数据嵌入流程,每一步流程“数据化”

处于策划筹备阶段的活动,魔瓦会议管理系统可以作为一种辅助的策划管理工具提供帮助。活动尚未开始,魔瓦已经为此设计了一个可以走完活动全程的流程,而这个流程正是围绕数据而展开。

营销通过哪些途径推广,推广的效果如何,客户报名的通道与来源,支付的方式,抵达活动现场的时间、人数规模,各个分会场的参加人数,还有活动结束后数据整理、归纳的方式与结果——所有的环节都已经在“工作流”、“模块管理”设定好,所有数据的进入、输出、对接配置好,严阵以待,等待着活动的正式启动。

 

深度挖掘,为企业发现数据价值

很多人会疑惑,收集了那么多的数据究竟该如何利用?在旧会议的传统时代,数据的浪费不止一日,然而到了“大数据”时代,数据已经变成一种宝贵的资产,甚至没了它,寸步难行。

依靠比较严谨的算法逻辑,魔瓦会议管理系统形成了复杂而庞大的数据挖掘体系,每位参会人员从获取活动信息到报名、到通知、到现场签到、再到后续的追踪反馈,每笔交易资金的来源、时间、入账与分析,每个分会场的受关注度、实际参与情况……大到活动整体效果的分析报告,小到每一个参会人员的行为分析,魔瓦的数据挖掘机制解决了企业在活动数据价值转化的烦恼。

 

安全可靠,数据管理双保险二选一

使用过的数据、活动过程中收集的数据,在活动结束后会被放在哪里,安全吗?魔瓦为数据的保存提供多种解决方案:第一种,使用在线系统的用户数据将被存储在微软Azure云端服务器,需要使用的时候传输快速、方便,而且不会发生宕机的意外,数据备份机制更是给用户提供了双重保险。

第二种是安装在企业内部服务器上,无需托管,企业自己对数据进行管理和运用,这种“私有云”的解决方案更适用于大型企业或组织机构。当然,还有一种,那就是用户(只能是足够权限的用户)将数据从系统导出为文档,以电子形式另外保存也是可以的。

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【技术团队】年会将近,提防一大波“表哥表姐”窜场!

刚过完热情洋溢的圣诞,元旦三天假期也在赶来的路上。正在忙着工作的你,有关注到今天距离农历新年只有不到2个月时间了么?

 

随着新年将近,公司们的年会早已提上日程,行政部门刚忙完圣诞节日的布置,已经开始着手筹备年会的策划事宜,擅长于各类人事、行政的表格、文件整理的行政部门会怎样组织这场活动呢?而以活动策划执行见长的市场部对年会能袖手旁观吗?

 

如果有印象的话,过往很多年会的签到仪式都会采用手写签的方式,一份是在打印出来的表格内签到,还有就是在年会活动背景板上签名留影。除了签名采用表格方式,还有人员统计表、年会工作表、礼品表……

 

一大群“表哥表姐”出现在活动相关人员的办公桌上待沟通,厚厚一沓出现在老板的办公桌上待审批,还出现在活动现场的签到台和工作人员手中……

 

“表哥表姐”的重复出现足以让人眼花缭乱,也会让年会活动的整体推进受到影响,深究其中,依然是活动管理方式停留在以往低效的“表单化”管理模式。曾经,几乎无一例外的是,从基层职员到高层管理人员,不少人都会觉得表格是一种不错的工作方式,特别是在成本方面会节省很多。

 

然而事实却多是,由于活动本身的复杂性会产生非常多的表格,特别是表格在多个人员中传递、审核、修改的过程中会产生很多的v1、v2、v3版本,到头来不仅出错多,耽误了进度,而且反过来增加了时间成本、沟通成本和财务成本,得不偿失。

规模较小的公司,对年会活动的组织相对较为简单,不会有复杂的流程和复杂的出入场仪式,说不定行政部门独一家就搞掂了。而人数规模超过100人,甚至于数百人、数千人等更大规模的公司,年会活动体量上已经相当于一场中大型会议活动了,其组织模式、流程、人员管理、现场管理都要复杂得多,单一的行政部门恐怕是不能应付的,这就需要市场部甚至IT部加入执行团队,来组织参与年会活动,通过更高效的会议组织形式替代“表哥表姐”们在活动组织中所起到的作用。

 

活动管理系统以云端技术实现会议活动“去表格化”管理,无论是报名表单,还是参会名单采集,大到财务统计、人员数据统计,小到每个报名人员的详细讯息,系统都可以自动化为市场部门、为企业管理者呈现,并以表格、状态图等多种样式表现出来,省时省力。

 

和表哥表姐们说再见,年会活动管理当然使用活动管理系统啦,现在点击此处免费获得使用吧!

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【技术团队】活动签到新花样层出不穷,二维码电子签到有哪些优势

互联网技术和移动互联网技术更新迭代的技术不断加快,带来了会议活动签到技术也随之层出不穷新的技术和应用。我们先来看看这些年,活动签到出现了哪些新花样?

 

人脸识别签到

刷脸就能签到,“靠脸吃饭”也玩出了新花样。我们通常所说的刷脸签到,在产品设计上属于安全系数比较高的级别,它革新了人工查找嘉宾姓名、手动签字等传统签到模式,而且还可对嘉宾到场情况等进行自动统计,便于工作人员及时了解会议情况,降低人力、沟通成本,极大提高会议效率;同时也可实现参会人员的身份核查与认证,有效防范冒名参会、“蹭会”等现象。

 

不过,以上只是人脸识别签到技术的理想状态,在实际应用中由于技术水平的局限和人脸参数复杂、识别环境复杂等因素影响,该技术并没有能够被大规模广泛应用,未来随着计算技术的精细深化,人脸识别也许能给会议活动带来较大的技术改观。

 

手持PDA签到

手持PDA签到,是二维码签到的一种,就是手持二维码扫码抢,扫描来宾参会之前发送到手机里面的二维码信息,即可完成签到,因为是设备是手持的,所以可以移动,不用受会场环境的限制,主要用于接机签到或者巡展、验票等不固定场所的签到,以及多个分会场中的签到。

 

手环签到

手环签到在于区别于以往的胸牌,这个手环签到可以分为两种,一种是一次性纸质的手环,一种是内置芯片的PDF手环。一次性的手环相对来说,价格更低但是用完就丢弃了,后者更具纪念价值。

 

这个手环签到是在嘉宾签到的时候现场制作,把嘉宾的信息录入到手环内,嘉宾通过通道的时候只需要刷手环就可以完成签到,适合于展会,多展厅的活动。然而手环签到存在的局限在于,需要配备体积较大的检测设备,运输、搭建不便和较高的费用成本让不少主办方更愿意采用其他的签到方式。

 

RFID签到

RFID签到需要在前期导入参会嘉宾的基本信息,并为嘉宾制作胸卡,胸卡上会有专属的二维码以及其他的相关信息。参会嘉宾在通过闸机通道的时候,会自动验证通过闸机,如果通过的不是参会人员,机器会启动报警,安全系数也是比较高的,唯一的缺陷在于笨重的闸机运输、搭建都非常不方便。

 

二维码电子签到

经过加密的二维码、条形码安全地储存参会人员信息,具有超高防伪性、安全保密性以及成本低、持久耐用等特点,因此使用二维码签到或一维码签到的过程中非常方便:

(1)电子签到为主办方节省人力,人员配置仅需1台设备/人,或由参会人员自助完成签到而无需配备人员;

(2)在会议签到效率上,它将传统签到耗时达1分钟/人的速度提升到2-3秒/人;

(3)会议签到准确率上,它始终保持着数万场活动误差为0的行业纪录,深受活动主办方所认可。

 

智能化管理的电子门票从根本上解决了传统门票管理中票据查询难、售票工作强度大、人力成本超支的问题,实现门票的规范化以及票务管理的高效率。

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【技术团队】办一场温馨的年会,当然也得有温馨体贴的活动工具啦

一年中年会最集中的时候又到了,大型会议活动、论坛、展会是公司和机构品牌形象与实力的展现,而年会则是公司、机构团队的温馨展现。

 

温馨的年会,当然也得需要体贴的活动工具,会议活动管理系统线上管理+线下体验的功能完全可以满足年会的个性化、高体验化的管理要求。

 

活动开始前,公司管理人员将参加活动的名单导入会议活动管理系统,系统为其一对一发送电子凭证(含二维码)。

 

用户在活动入场前出示二维码凭证,现场工作人员使用MCS扫描,不用等待,秒出参会胸卡。

 

快速的签到,极致的体验,无论是年会还是其他会议活动,体贴的工具为用户带来温馨的体验。

 

12月14日,全球最顶级会计事务所之一的普华永道,在广州珠江新城公司总部举办了一场老员工的活动,采用魔瓦MCS快速签到带来最佳体验:

 

普华永道,全程普华永道会计师事务所(PWC),是世界上最顶级的会计师事务所之一。在福布斯全球排行榜上,普华永道位列全球企业的第三名,普华永道也是国际四大会计师事务所之一,与其并列的其他三大所分别是毕马威、德勤和安永。

 

1998年7月1日,普华永道由两大国际会计师事务所Price Waterhouse(普华)及Coopers&Lybrand(永道)合并而成,为世界最大的会计师事务所及专业服务机构,在152个国家中设有860余家分公司和办事处,超过155,000名的专业人才,在大中华区域,拥有4,000多名员工,在北京、天津、大连、广州、上海、青岛、西安、厦门、苏州、重庆、深圳及沈阳设有办事处。

 

目前,国际四大会计事务所中的普华永道、德勤已与魔瓦建立会议活动合作关系,采用专业的会议活动管理系统对其市场活动进行高效管理。

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