【技术团队】“预约配对”功能:给活动商务洽谈一个独立空间

带着能对接资源的愿望满怀期待而来,却被嘈杂拥挤的会场搅扰了商务洽谈?

 

本想和最期待合作的供应商洽谈合作,却苦苦找不到可供安静洽淡的场地?

 

这些问题频频出现在这样的会议活动现场:

(1)展会活动的参展商需要与客户预约洽谈;

(2)投资论坛的投资方与融资方洽谈;

(3)供应商与经销商、采购商的洽谈;

(4)……

 

有多少被“不能好好聊天”生生打散的商务洽谈和合作。会议活动本身就是一个资源圈、人脉圈,它为参会各方都能创造了对接机会,所以会议活动中的洽谈也就变成绝大多数参会人的愿望、需求,这一需求在大型展会活动、投资论坛、行业活动等活动类型中表现更为迫切。

 

就像天平的两端,一方是参会人员对洽谈室、洽谈对接的迫切需求,另一方是主办方很难对各不相同的洽谈、对接需求实现统一对接,人工处理远远无法满足当前对洽谈对接的需求。因此,“预约配对”功能可以为这些活动、这些有对接需求的参会人员实现洽谈场景的预约、对接,既能照顾到所有参会人员各不相同的洽谈需要,又能充分发挥洽谈室以及拥有洽谈功能的开放区域的使用价值,一举多得。

 

接下来,我们通过魔瓦会议活动管理系统的后端和前端分别操作,了解该功能的使用。

系统后台操作界面

接下来,我们通过魔瓦会议活动管理系统上的操作,来了解“预约配对”功能的使用。

(1)基本设置:设置预约配对的名称和配对方式、时间:

 

(2)预约详情列表:查看预约配对的列表和详情。

(3)查看预约详情:通过“报名人员管理”菜单进入报名人员详情页,可以查看该参会人员的预约配对情况。

参会人员前端操作

(1)在报名成功页面添加一个“添加配对”按钮:

 

 

(2)点击添加配对按钮,进入到下一步预约配对页面,姓名下拉选择或搜索(支持MS接口获取),姓名从报名人员管理列表获取,选择姓名后,公司自动获取:

 

 

(3)点击确认配对按钮后,进入下一步“时间预约”,时间范围为后台设置的活动开始时间与结束时间,点击确认后,回到报名成功页面:

 

4、预约配对后,自动触发邮件给被预约的报名人员,被预约人收到邮件后,可点击邮件的确认/拒绝按钮,如点击“确认”后台的报名人员详细信息页,增加一个预约人信息字段显示,主办发可通过后台查看谁给谁预约配对了;如被预约的报名人员在邮件点击“拒绝”后,会给发起配对的人也发封被拒绝的邮件,同时可以继续预约其他的人或时间。

便捷的“预约配对”功能,赶紧进入魔瓦官网登录系统平台体验吧!

 

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【技术团队】魔瓦系统中如何使用“关联表单”功能实现数据关联和联动

在平常的表单中,我们经常会见到如下的表单填写情况,比如在填写地区的“省-市”时候,如果选择省份为“广东省”,则会自动出现:

(以下均可点击查看大图)

当选择省份为“北京市”,又会自动出现:

 

这就是简单的“关联表单”。

 

由于表单中的下拉框控件、下拉复选框控件为用户提供了关联其他数据表单、数据联动功能,通过该功能可以使信息填写时高效、快捷。

 

魔瓦会议活动管理系统中,关联表单不仅可以满足报名表单和其他模块基本内容的填写需要,其灵活性也可以满足大型复杂活动中对于数据关联运用的需求,这是由于大型会议活动的需要决定的:

(1)大型会议活动参会人数多,人群较为复杂,单一表单难以覆盖多样性的需求;

(2)会议活动后期对数据挖掘、参会群体价值挖掘的需要;

(3)相比于其他手段的数据管理,技术化手段可以提高效率和准确率。

 

在大型会议活动的“关联表单”应用,比如我们可以借助问卷调查的表单关联设置,来洞察参会人员对于活动与品牌方的心理倾向、消费价值与潜力挖掘:

如在这个问卷中,“本次大会中你对哪个方面最感兴趣”,如果参会人员选择“人才培养”,关联表单就会自动调出和“人才培养”相关的一系列问题:

如果选择“决策管理”,关联表单则会自动调出和“决策管理”相关的问题:

个性化、高效的表单关联将参会人员亦即潜在客户们的价值深度挖掘出来,从而帮助企业、主办方获取更大的利益,这是表单管理给会议活动主办方带来的便利。

 

那么,“关联表单”在操作上复杂吗?实际上“关联表单”的操作和设置是非常简单的,魔瓦会议活动管理系统的报名表单和问卷调查等模块均可进行“关联表单”的设置。

 

举一个例子,对报名表单的关联表单设置,只需要把“显示表单”,关联到“关联测试”的第一选项,就在“显示表单”的关联表单的填写除填上“关联表单#1”,如图:

设置后点击“保存表单”即可,而所有的表单问题回答均可在系统内自动统计,是不是很方便呢?现在进入魔瓦官网www.mymova.com登录你的系统账号(高级版)进行设置吧!

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【技术团队】“优惠码”功能:助力活动推广与邀约

如果活动需要向拟邀约的参会人员或特定群体发送活动优惠,用户可以使用魔瓦会议活动管理系统“优惠码”功能完成这一任务。

 

“优惠码”功能所能实现的活动需求:

(1)实现某一种或多种类型门票的优惠票价;

(2)优惠设计可使用百分比折扣或直减票价金额的方式;

(3)实现群组优惠策略;

(4)发送灵活,优惠码可以指定发送对象并轻松管理;

(5)优惠码邀约的统计报表由系统自动完成。

 

优惠码功能使用步骤演示:

1、在魔瓦会议活动管理系统后台“高级设置”进入“优惠码”功能页面,可以看到如下“优惠码分组管理”,为方便应对会议活动中不同群体的不同邀约策略,可以将优惠码分成多个组别(分组不设上限)。

2、编辑一个分组再进入该分组,点击“添加”编辑如下的优惠码,为该优惠码设定专用的折扣代码(该折扣代码由英文、数字符号组成),并指定优惠码适用范围和适用门票类型,折扣方式则有百分比折扣和金额减免两种方式供选择。

3、设置好优惠码之后,点击“操作中”的“发送邮件”至指定邀约对象。

4、被邀约者将会收到如下邀约邮件,在邮箱中点击报名链接即可进入优惠码专用的报名通道(优惠码专用通道的组成形式为报名链接+优惠码折扣代码)。

 

5、在统计页面,可以实时查看优惠码的邀约报名效果统计。

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【技术团队】统计分析:活动精细化运营

会议活动的诗和远方,于参会者而言是对于活动的高质体验,参会者们决定了活动持续性、品牌能走多远;而于操盘者来说是全盘高效管理及全程的精细化运营,掌握数据才能张弛有度,进而掌控全局。

当每一场活动结束,一张报表代表着活动产出的成果、影响,也代表着市场部们和组织部门的全员绩效,所以数据的精细化运营不仅与主办方品牌利益有高度影响,也是与执行部门乃至每一个人的切身利益高度相关的。鉴于会议活动管理系统在数据精细化管理上的优势,我们接下来对“统计分析”功能所能实现的效果呈现、功能优势具体介绍。

 

统计分析是魔瓦会议活动管理系统的重要功能模块之一,无论是目前市场上普遍使用的标准版、高级版和私有化部署的企业版均配备了该功能模块,只是因不同行业、不同企业的需求和个性化配置而略微有所不同,但大体一致。

 

有些用户认为统计分析是在活动结束后才能用得到,起初并不重视,实则不然。当一场活动通过魔瓦会议活动管理系统开启报名,系统平台已经自动开启了统计分析的功能,包括活动报名统计、门票购买统计、酒店预订统计、分会场报名统计等等,除了系统默认的十余种统计分析之外,还可以由主办方自行调取各类数据形成统计报告,统计类型可多达数十种,不尽相同。

团队/个人报名比例:显示为饼状图,清晰标示团队报名和个人报名的比例分布。

门票销售量/收入:显示为柱状图,横轴为报名类型,纵轴为门票销售量和收入的统计,可以很清楚地对比各门票类型的销量和收入情况。

报名人员的支付状态:柱状图显示报名人员是否已经支付。

各报名方式的报名人数/门票收入:不同门票的报名人数及相应收入,不论是在线支付还是线下付款均可统计入内,确保数据统计的完整性。

MCS人员签到比例:实时查看已签到人员的比例。

各会场签到比例:分会场的签到统计数据。

签到人流量/(时):显示每小时内签到的人流量,可以得出签到高峰期和相应峰值。

附加服务数量:礼品、用餐、住宿等附加服务的预定数量及相应收入。

自定义统计:自定义报名类型、统计类型与图标类型(饼状图与柱状图两种)的组合统计。

每日概览:为方便主办方实时查看核心数据(报名、收入),“每日概览”可查看活动核心数据的统计情况,包括全部进展和每日进展。

报名流量和收入:以时间轴的形式直观表示每日的报名进展。

完整而强大的数据运营管理功能是魔瓦会议活动管理系统的独特优势,依托全程系统化方式将活动前、中、后的数据串联起来,系统对其进行数据采集、统计、分析并为主办方呈现非常直观的数据统计报表:用数据说话,让每一场活动的效果真正拥有说服力!

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【技术团队】活动场地管理,怎样做到有条不紊?

凡人数在四五百人以上特别是数千人的大型会议活动,往往会有多个场地需要进行有效管理,比如大型论坛的主会场和分会场、分论坛,展会活动的会议区和展览区等。

 

功能区域多了起来,对活动管理的要求当然也就更高,比如经常会有这些问题:

如何区别不同参会人员具有不同的场地参会权限?

如何判定某一名参会人员有进入展区、餐饮区的权限?

如何判定某一名人员有酒店住宿权限或指定星级酒店的住宿权限?

在众多分会场和功能区域中,哪些地方最受参会者喜欢?

……

 

活动场地管理

除了我们在上面提到的主分会场、分论坛和会展活动的展区、会议区以外,大型会议活动通常会有这样一些场地区域需要进行管理,如接机与接站的场地签到管理,酒店住宿的签到管理,用餐区的场地权限管理。

 

当然不同活动会有不同的场地配置需要和管理需要,这些场地管理通常会存在这样一些运营管理上的需求:

(1)对参会者进行特定群体对应特定场地的管理,避免混乱;

(2)由于不同场地的收费标准不一,需要避免财务统计和参会统计出现误差问题;

(3)从接机接站到酒店签到再到活动现场的主分会场,需要完整的数据流支撑活动正常有序开展;

(4)所有场地的人员签到数据统计与分析报告。

魔瓦会议活动管理系统对会议活动额场地管理,可以自由设置所需要的场地,包括主会场签到和分会场门禁、酒店签到、接机接站签到、用餐区门禁、展览区门禁,为大会提供定制化的场地管理解决方案。

 

会议活动管理系统对活动场地的管理,另一大特点是可以结合场地数据、人员数据、签到数据为主办方自动生成场地数据统计分析。

 

完美的会议活动场地管理方案就选魔瓦会议活动管理系统,具体咨询:400-0505-390。

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