【市场观察】什么是会议策划的基本款?

做会议策划的,你能一口气说出所有的会议活动类型吗?

不能?可是我知道啊……

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这么多会,怎么才能做好一场会议的策划呢?基本款,也就是会议的基本思路,有了它——谈笑如鸿儒,往来无白丁。嬉笑怒骂任你去,管什么甲方乙方!

所谓基本款的意思,无论是哪一种会议类型,无论主办方对会议有什么要求,都能拿来从容应对。

 

从时间上来说,基本款包含会议的前期、中期、后期应该做什么事情。从要素上来说,基本款是把参加会议的人(预约、参会)和会议服务(场地、餐饮、交通、住宿)各种要素聚合起来,什么样的会议要用到哪些要素心中有数,用起来才能不慌不急。

假如把会议分成四个阶段作为时间条,把要素安放在每个时间条内,就构成了会议策划的基本款。

【第一阶段】会议最早的阶段,确定会议举办并着手组织,会议规模越大,启动时间越早,筹备周期越长。

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【第二阶段】在会议确定举办之后到正式举办之前的筹备期,把所有需要顾及的细节安排好。

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【第三阶段】会议正式举办的前几日,布置现场,物料、人员到位。

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【第四阶段】会议正式举办期,细节多,要注意的也就更多。

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【第五阶段】会议的后续整理阶段。

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策划会议太虐?找魔瓦呀!

据说——有魔瓦的会议都不会挨虐……

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【技术团队】怎样通过系统来预约会议酒店?

到外地出席会议、论坛或者是会展活动,少不了预约酒店。可是,参会者为难的是哪家酒店更适合他,有可能离会场太远了,有可能多人同行不好安排。

把会议和酒店预约对接起来,提前预约主办方指定的合作酒店,这是通过“酒店模块”来实现的。人员报名参会的同时选择酒店和房间,主办方既可以随时掌握预约情况,也能根据预约进展适当地增加或减少房间预留量。

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1、  填写报名信息,同时选择将要预约的酒店。

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2、  在已选择的酒店提交入住日期、退房日期。

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3、  单人订房:选择一个房间号即可。

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4、两人以上订房:点击人名和客房信息,分配房间。分配完成之后,在最终支付页面支付费用即可。

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5、主办方查看预定概览和酒店客房剩余量等统计。

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怎样设置?登录你的系统“酒店模块”就知道咯(╯▽╰)

>>>或者点此观看演示

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【技术团队】活动中如何灵活运用CRM(或会员)数据?

CRM,会员系统,存有很大量的数据,也是很重要的活动资源。一旦有活动需要使用到,主办方们通常是这样做的:

1、用人工的方式(电话、邮件等)逐一联系。

2、手选导出为Excel表格,再使用某些工具与之联系。

3、使用一些邮件(或短彩信)群发工具,把Excel格式的名单导入,再做群发营销。

 

细心点不难发现,以上三种方法都会存在问题。第一种人工联系的方式,活动规模小则可,如果规模达到了三四百人以上,所消耗的时间成本和人力成本都是昂贵的。第二、三种是使用Excel表格导入和导出,其过程的繁琐和麻烦就自不必说了,还会引发另一个更严重的问题——这些Excel外泄了怎么办?

 

API接口

API(Application Programming Interface),汉译为应用程序编程接口。简单地说,API就是在CRM和活动管理系统之间搭建的数据通道。只需要一个API功能,就能解决以上的难题。

 

乍一听挺复杂,其实使用起来很方便。API可以节省数据传输的时间,不用人工导来导去,就能把客户信息安全传输到会议活动中,从而轻轻松松实现老客户、会员客户的活动邀约和服务。

 

API在会议活动中的运用

API在活动管理中是这样使用的(以活动管理系统与CRM对接为例):

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在上图“数据传输”的环节,活动管理系统可以实现与指定信息类型的对接,比如购买某一产品的客户,某一时间段的客户,某一地域的客户,等等。

 

具体来说,API与活动管理系统对接,它所能够完成的数据工作是多类型的,如下图:

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这么专业的技术问题会不会很难?NO!

你去登录试试就知道了,找到“API设置”点击“生成API”就可以了(这么简单,一般人我不告诉他~~~)

 >>>点此登录系统

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【技术团队】签到APP的使用方法

上千人的大会固然有魔瓦MCS到场助阵,

然而几十人的小沙龙,百来人的小论坛,

有很好的自助签到应用吗?

辣么现在小编要教你的是,如何使用APP(免费)做活动签到!!

 

操作步骤

【step1】登录账号:输入账号和密码,点击登录。

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【step2】选择活动:选择要签到的活动。我们以“魔瓦系统演示大会”作为例子,轻触点击即可进入该活动的签到页面。

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【step3】选择签到点:在没有分会场的情况下,我们选择“总签到”,在这里我们可以看到参与本场活动的总人数。

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【step4】参会人员列表:我们可以看到参会人员的姓名、签到状态、门票是否支付、门票编码,而“正常”表示该名参会人员有权限进入会场。

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【step5】扫描签到:点击上图中的“入场签到”,打开扫描框对参会人员的门票进行扫描描验证。

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【step6】签到成功(或失败):扫描后显示“成功签到”表示已签到,如果身份信息不对则会出现“签到失败”。

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(签到成功)

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(签到失败)

【step7】手动签到:如果不使用step6的二维码扫描验证,也可以直接点击姓名后的按钮“签到”进行手动签到,点击后将出现下图所示,点“是”即完成签到。

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手动签到成功后将在人员列表底部出现“签到成功”字样,“签到”按钮也将变成“取消签到”,这表示该参会人员完成签到。

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【step8】签到统计:点击“高级设置——签到统计”即可查看活动签到数据情况。

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关于魔瓦签到APP

版本:Android

适用类型:100人以下小型会议

费用:免费

是否需要连网:是

下载地址:豌豆荚搜索“魔瓦电子签到软件”(全名)

或进入魔瓦官网咨询索取。

 

当然,如果活动规模比较大,

建议您使用>>>(点此)更为专业的魔瓦签到解决方案>>>

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【市场观察】活动结束了,市场部应该做什么?

市场部要做的活动总是非常频繁的,其中有些活动并不能尽如人意,等到下一次再做类似活动的时候也没能出现很好的改观,再一次次的重复中失去对活动的兴趣和热情,甚至一再出现最初的那些问题,非常苦恼难以破局。

这时候我们不妨尝试一种新的方法——返回到活动的逻辑中去,重新推演。

 

为什么要重新推演?

如果仅仅是写一个活动的总结报告,很多人都会简单地写一写,又或者是只盯着最终的转化数据,并不能说明白转化背后的原因和依据,有时通篇常见“大概”“可能”等等模棱两可的词汇,往往比较粗浅,难以见到深意。

重新推演,就不再是站在最终的转化效益说话,而是通过数据挖掘、梳理去找出导致结果的原因,趁热打铁,如果没能够在第一时间做这件事情,也就意味着失去了一次绝佳的机会。无论活动做得成功与否,都具备重新推演的价值。

 

重新推演需要做些什么?

1、回顾活动目标

活动目标,就是活动之初信誓旦旦立下的誓言,这是推演的参照物。比如在营销阶段,在哪些渠道投放了广告,每个推广渠道推送了哪些内容,是其中哪个渠道的转化效果最好。把目标与实际效果拿出来,让团队成员一同来回顾,这样每个人都能对活动目标、各环节足够清晰,说不定还能收集到不错的改善创意。

 

2、对应活动结果

把与活动目标相关的数据结果呈现在推演会议中,让每个团队成员都明确知道。对获取的数据结果也要进行一个简单处理,比如参会到场1500人,那么参会者到场的时间段分布是怎样的,被关注最多的那个分会场有哪些事件发生。反之,也可以把每个分会场对应的人数变化呈现出来,看是否有哪部分是没有执行到位的。

 

3、仔细分析差异

团队讨论深入地分析产生结果的原因,根据现有目标和结果的差异,提出部分假设,比如:是否高估了某个渠道的转化?或者是渠道组合没有选择到最佳?还是宣传文案出了问题,没能打动用户?是不是专题页面的访问不够顺畅?

有了这些假设之后,就需要去验证, 常用验证方法有三种:通过数据验证、改变细节到下次活动再试一次、回访参会者了解他们对活动的体验感受(也可使用问卷)。

 

4、撰写经验总结

在经验总结上不要流于表象,尽可能的发现问题的本质,让问题不会再发生。在总结完经验后,也要将可以改变的行动列下来,并明确可以实现的时间和执行对象,这是推演最重要的成果输出。

在活动结束后,最短时间开复盘会议,这样很多活动执行细节和用户反馈都历历在目,可靠性比较高,也能收集到不错的调整建议和创意。只是要尽可能地呈现一个完整真实的活动过程,团队每个参与者都有平等的发言权,都能真实地表达想法。

 

系统化帮助分析活动全程数据,高效总结活动中的问题。

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