【技术团队】2016年会议邮件营销还能有哪些创意?

邮件作为一种重要的营销工具,因其精准到达与高转化率的优势使它成为众多主办方的必选方案,历来在会议营销中占有举足轻重的地位。在2016年的邮件营销运用中,还能有哪些新的创意能够给会议活动带来好运气呢?

 

关注人的使用行为,兼具人文关怀

或许有人会说,邮件已经沦为纯粹的营销工具,而且是冷冷清清、让人厌恶的营销工具,但是如果多一些创意,立马就会不一样了。我们知道微信公众号的自动回复可以有很多种设置,有问候的,也有互动的,可以带来很好的转化、留存效果。

像微信自动回复一样,我们可以将会议营销到会议举办过程中每一步骤都设置相应的“邮件通知”,可以针对参会人员的每一动作进行自动发送,通过及时的回复来自动维护客户关系。(除邮件通知外,系统也支持短信、彩信、微信的自动通知设置)

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个性制作,内容不再千篇一律

更个性的内容往往更受欢迎,当然也要使用一些个性化的邮件制作方法,比如:

1、自定义编辑邮件的内容、展现效果;

2、插入参会人姓名、邮箱、称谓、公司名、网页链接等动态标签;

3、发送群体可细致划分,给不同的人群发送不同的邮件内容;

4、所有的发送记录、效果都可以通过统计功能查看;

 

个性化制作的邮件内容不仅效果更丰富,而且能给人一种耳目一新的感觉,吸引参会人员关注的同时自然也更好地达到了品牌宣传推广的目的。

 

把握好时间段,在最合适的时候做推送

提高邮件的打开率,时间点非常重要,在最恰当的时间段内推送邮件,可以达到事半功倍的效果。什么是最好的时间段,首先得知道客户们每天在做什么、在想什么:

星期一:返回工作岗位,通常在这之前他们已经做了一天的规划,没时间看邮件。

星期二:正常工作。

星期三:正常工作。

星期四:正常工作。

星期五:第二天要休息了,心情早已“放假”,没心情看。

星期六:隔日不须工作,要去外面走走,谁想看邮件?

星期天:第二天要工作了,得准备一下,看看邮箱有什么新消息。

 

所以,你可以选择星期二到星期四、或者星期日发送邮件,然后通过效果统计监测可以知道哪一天发邮件效果最好,也能知道那一天某个时间段可以带来最高的转化率,这样,轻而易举地利用邮件功能完成会议营销的主要任务。

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【市场观察】会议活动那些混淆不清的术语,今天终于弄明白了(全)

活动不是简单的活儿,能把活动做好的也不是简单的人。活动中的大小细节,说起来千丝万缕,如果不是经验丰富的大牛就很难做到面面俱到,也就很容易出洋相。比如几家单位联合办活动的时候,主办机构、承办机构、协办机构、支持机构、赞助机构能否都分清楚,把各家不偏不倚地标写在恰当的位置?

 

再比如,你去跟场地方沟通会场的布置,人家用专业的口吻跟你说着“剧院式”、“课桌式”、“中空型”、“鱼骨型”,能听明白?布局的“宴会型”和“酒会型”又有哪些区别呢?专业会议里“卫星会议”指的又是什么,该怎么理解和表达呢? 还有很多名词,比如论坛、研讨会就经常容易混淆。带着这些疑问,我们一起来好好分辨一下这些专业术语的含义和区别吧!

 

会议按规模分类

小型会议:参会人数少于199人。

中型会议:参会人数在200-799人之间。

大型会议:参会人数在800-1999之间。

特大型会议:参会人数在2000人以上。

Tips:拿规模吹牛的时候,小心别人告你没有“超大型会议”这一说哟~

 

国际会议

由来自3个或3个以上的国家或地区(含港澳台)的代表参加的会议,或境外参会代表占全部参会人数40%(含)以上的会议。

Tips:2个算不?——不算!

 

会议的N个组织方

1、主办方或主办机构:独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。

2、承办单位或承办机构:具有一定资质,接受主办单位的委托,具体负责所有或部分会务事宜,能够独立承担民事责任的组织。承办单位通常由主办单位、指定、委托,有时也通过竞标程序获得承办权。

3、协办单位或协办机构:协助主办单位或承办单位,提供必要保障和支持的组织。

4、支持单位或支持机构:向会议或相关活动提供有效资源的组织。

5、赞助商或赞助机构:为获得宣传效果、扩大影响力,为会议提供资金、物资、服务、技术、人员以及其它形式支持的组织。

Tips:明白?主办方是大老板,承办方是二老板,协办单位、支持单位分别是1号员工与2号员工,至于赞助商嘛——赚吆喝的。

 

两个委员会

国家(地方)组织委员会:组委会中负责在一国境内(或举办地城市)会务事宜的领导机构。通常由本地发起单位的主管人员、政府官员、航空公司、酒店、地面服务商代表或推荐的专业人士组成,协调联系公安、机场、海关、工商、消防等部门,统筹在该国(或该地区)的会务组织工作。

顾问委员会:组委会设立的咨询机构,一般由知名人士组成,多为名誉性质的机构,有时也称名誉委员会。

Tips:不管虚的实的,全都得请大咖。

 

会议手册与会议资料包

会议资料包:包含会议手册、演讲人名录、参会者名录、论文集或摘要、赞助商资料、当地旅游信息等多种会议资料的文件包。有时会议资料包也包含给参会代表发放的礼品。

会议手册:会议开始前编制,并在注册时向参会人员和媒体记者发放的,包含会议日程、演讲人简介、会场平面图、社交活动介绍等详细会议信息的印刷品。

Tips:自从有了魔瓦的会议网站、日程场地模块、论文模块、赞助商板块之后,已经不再用印刷品了。

 

会议室布局,哪种姿势最为美?(附示意图)

剧院式:会场布置与剧场相似,听众席座椅面向主席台且不设课桌的摆台形式。

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课桌式:将会议室的桌椅按排横纵摆放,布置形式与课堂教学相似的摆台形式。

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中空型:将会议桌连接在一起,形成中空的正方形,长方形或多边形,椅子摆放在会议桌外围的摆台形式,“回”字型也是中空型的一种。

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董事会式:会议桌摆放在会议室中间,椅子摆在会议桌外侧的一种摆台形式。根据会议桌的形状,通常分为董事会长方桌型、董事会椭圆桌型两种形式。

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鱼骨型:也叫鱼刺型,面对主席台方向,将会议桌按照鱼骨形状摆放的摆台形式。

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阶梯型:为减少坐席间的视线遮挡而设立的存在一定落差的摆台形式,常用语表演、辩论或大型会议的全体大会。(示意图参考剧院式或课桌式)

 

宴会型:将椅子摆放在圆桌外侧形似宴会的摆台形式。宴会型布局较为随意,有利于调动参会者发言的积极性,适合小组讨论。

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酒会型:只摆放就会用的高脚桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的摆台形式。

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U型:将会议桌连接摆放成长方形,但空出一个短边,椅子摆在桌子外围,形似英文字母“U”的摆台形式。

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会议注册的方式

注册:按照主办方发布的统一要求,填写个人的相关信息,经主办单位审核同意而获得参会资格的过程。

早注册:在主办单位规定的某一日期之前注册可享受一定程度注册费优惠的注册方式。

Tips:早注册,用阶梯票价和团队折扣会更配哦~

 

会议形式的区别

论坛:围绕一个主题,由两个或两个以上的发言人向听众而非对方发表自己的观点并进行阐述的会议。通常由听众提出问题,由主持人引导发言和讨论并总结各方意见。其特点是讨论反复深入,发言人和听众之间互动性强。

研讨会:由行业内的专业人士参加、专门针对某一主题进行研究、讨论、交流的会议。

卫星会议:在正式的学术会议开始前、会议的午餐时间或正式的学术议程结束后由企业赞助的或社团举办的小型学术会议。卫星会议是大型学术会议的一个组成部分,但一般不属于大会学术议程,通常由讲座、研讨会、非商业研讨会等形式。

Tips:论坛和研讨会是有区别的,而卫星会议既不是在线视频会议,也不是放卫星的会议。

 

实际上,国家质检总局、国家标准化管理委员会早在2014年就已经发布了《会议分类和术语》(GB/T 30520-2014),其中对会议活动所涉及到的各类专业术语进行了统一规范,内中有很多是我们在日常办会中容易混淆、理解错误的,今天都整理出来,供市场人、会议人参考使用。

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【技术团队】日程预订功能:日程管理的“双向最优选”

时间,是会议管理的硬伤。人们从本就局促的工作中挤出时间来参与活动,又要在短暂的1-2天时间内接受活动内容、信息的集中轰炸,而多数活动日程多、专题会场也多,绕到连参会者自己有时也难以甄别,时间碎片化在活动中已经到了极致的程度。

 

更重要的一点,设想站在参会者的角度,当活动日程与自己的行程安排发生冲突,在多个主题会场兜来兜去却感觉毫无所获,感兴趣的日程、话题没有来得及及时参与其中,尤其是某些对于参会者而言是特别重要或特殊的日程,于参会者无益,当然也就于主办方无利。

 

把活动现场碎片化的时间整合起来,“日程”成为了活动时间和参会者时间管理的“连接器”,从活动的第一个日程开始,到最后一个日程结束,就像你办公桌上那本写满待办事项的台历——在规定的时间内做该做的事情,活动按照原计划日程一步步地走下去。

 

那“日程预定”功能的上线有什么作用呢?如果说,日程管理功能是活动时间的整合工具,那么“日程预定”则是为这一整合提供优先级的方案。我们先来看一张图(日程设置):

 

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在“预定人数”与“日程余量”两栏,我们可以看得到每个日程的已预订量、总量、余量,这些数据在主办方来说是可以随时把控调节的,可以让主办方根据日程预定进展调整出一个最优化的日程配置方案。这是其一。

 

我们再看一张“日程预订详情”图:

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每位参会人员报名参与的各个日程,以及日程对应的场地、报名类型,参会者也可以在报名前端根据时间、自身需求选择感兴趣的日程来参与其中。萝卜青菜,各有所爱,这样按照参会者意愿所提交的报名信息,才是参会日程的最优化方案。这是其二。

 

通过日程预订功能,会议日程将不再是现场摆看的易拉宝,而是让主、参双方得到互利的“最优选”方案。在参会者可以自主、自愿选择会议日程的前提下,一些“特色日程”势将脱颖而出,成为主办方品牌营销、亮点传播的主攻阵地。

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【技术团队】活动收款:你需要一个私人保险箱

收款,是活动营销闭环的最后一节,可以说是活动中最为关键、最为重要的部分,收款可以补充活动所需要的现金流,既能够保证活动得以持续开展,也关系到主办企业的营收和利润,其重要性自然是不言而喻。

 

传统型收款平台带给活动主办方的痛点

可是,主办方通过传统的互联网平台或者专门的票务平台发布活动信息,收取活动门票、费用款项时却经常遇到几个问题,令主办方痛苦不堪。

 

其一,平台限定的取款周期一般在7-15天以上,时间长,资金到账慢,严重影响现金流的周转。这对于大多数中小型企业而言几乎是扼住命脉的事情,因为他们并没有充足的资金投入,必须得靠活动过程中的资金收入来维持,而等到平台放下款来,黄花菜早已凉透。

 

其二,申请提现流程杂冗,预约、审核、确认、转账等手续繁多,为此不得不设置专人专事来处理,无形中增加了主办方的人力成本、时间成本,在回款的压力之下,主办方也不得不绕着平台方转,直到拿到钱,仰天叹息出门去。

 

其三,除支付宝、微信等第三方技术服务方扣除交易手续费外,按照“此路由我开”的逻辑,票务平台还要收取更高比例的售票手续费,双重盘剥使得本就微薄的营收大打折扣。

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如果说上述三点是显而易见的问题,那还有一个更为严重的“风险”是很多主办方会忽略的。由于票款从参会人支付成功、到主办方从票务平台提现成功之间存在很长的时间周期,资金长期留存在票务平台便成了一种风险,存在着不可避免的资金安全隐患。

 

自定义支付接口是如何解决以上痛点的?

如果说在线支付解决了消费者、参会人员的支付难题,那么,活动管理系统的“自定义支付接口”功能则是解决了主办方提现难、提现慢、资金风险的难题。利用自定义接口,主办方可以设定活动收款的指定账户,也免去了资金留存票务平台的上时间等待和风险。

 

我们先来看看如何设定支付接口。

1、支付宝:

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2、首信易

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3、微信支付:

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自定义设置支付接口并不难,只要主办方有支付宝、首信易、微信账户,填入接口信息便完成了活动的自动收款流程,而参会人员在前端报名、支付之后,资金会进入主办方设定的账户,魔瓦活动管理系统平台并不收取任何的门票手续费。

 

同时,系统还将根据报名进展自动统计、生成活动门票收入的明细,供主办方随时查询了解。

 

活动管理系统就相当于一个私人保险箱,自定义支付接口功能的上线,让主办方无需顾忌票务平台的安全性,也能够有充分的资金持续不断地投入到活动中来,无疑增强了资金流动能力与风险抵御能力,“免手续费”“钱款主办方自己说了算”的方式已成为未来活动收款的必然趋势。

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【市场观察】微信应用号来了,活动管理将面临哪些改变?

1月11日上午,“微信力量——微信公开课PRO版主论坛”在广州举办,微信掌门人张小龙现身会场,从微信功能、产品逻辑设计、用户体验等方面作了分享,同时也透露一个重要信息——未来微信会将订阅号与应用相结合,形成一个新的探索方向,会有开发“应用号”这款新产品的可能。

 

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张小龙现身分享

以下是张小龙在这场活动上关于“应用号”的解说:

“最后跟大家分享下,我们在构思的一块新东西,应用号。其实很多人会觉得公众平台目前看起来更像是媒体化,对于自媒体,对传播内容的人特别有效。我是很多年的程序员,我们应该对开发团体做些事情,我们出发点不是针对媒体,但事实上主要变成一个内容和媒体的平台。

 

“我们2016年应该做一个面向开发的事情。我们观察到,越来越多的创业公司都是基于公众号来说,而不是开发APP,因为后者推广成本太高,但是微信可以获得大致效果,成本要更低。我们一直要说要做一个服务平台,拆分出一个服务号,但是服务号还是没有达到我们要求,基本还是每周发一条消息,我们不希望是这样。

 

“未来有没有做应用号的可能性?因为APP重复安装率现在很低,现在很多用户在微信钱包买火车票电影票,对于低频需求来说,不需要安装。如果找公众号,又不好找,而且以下发信息为主。但是如果用户关注了一个公众号,就像找一个APP,进去就像使用APP,它不会发东西,很安静地存在那里,等用户需要的时候,去使用它就可以了,这样会不会更好?我们尝试让更多APP使用一种轻量的方式,达到APP的效果。”

 

APP重复安装率过低是硬伤

根据张小龙的阐述,APP在过去尽管是一种移动端的应用潮流,然而用户安装存在不便、重复安装率过低,对开发者而言则更是成本高、周期长、维护代价不菲,这些成为了APP应用的硬伤,APP如火如荼却往往收效甚微,倒不如借助腾讯缔造的微信现成的生态系统,变“重”为“轻”,成为附着于微信生态的轻量级应用。

 

我们知道,活动、会议的举办并不是像餐饮类高频的刚需,也不像每天查看微信朋友圈那么频繁,于是APP的安装就显得可有可无了,这也就是为什么大多数活动APP并未多有受欢迎的原因之一,受限于用户需求、用户匹配的前提条件,开发维护劳师动众的APP需要更便捷的流量渠道来优化其应用,从这点来说,微信应用号或将给活动管理提供新的机会。

 

近年活动H5页面渐行火热,魔瓦系统内包含的微信邀请函、微网站等功能也给用户们提供了便捷、丰富的H5制作工具,而作为轻量级的应用号,既不存在APP臃肿笨重的安装部署问题,也要比一般的H5要更为流畅、功能全面,更为契合活动的主办方在移动端上的营销和管理工具需求。

 

APP将被消灭吗?

张小龙提到,微应用号将成为传统企业的基础设施,用户以后不用为了一个服务下载一个APP,也不再为关注一个公众号而接收到很多信息而被骚扰,微信公众号不是定位媒体,而是服务,那么,有人不禁要好奇地问:APP将被消灭吗?

 

也正如张小龙所说的那样,好的工具就是应该最高效率地完成用户的目的,而APP的存在有它固有的价值,如果一款APP因善利导可以成为用户围绕商户、企业和主办方的流量中心,活动参与者通过APP可以获得有效的资讯或者能解决他参会过程中的任何问题,都可以成为办活动有价值的APP,自然也就可以长久存在长久为用户所喜欢了。另外还有一个就是我们说到的“低频”与“高频”之别,频繁的活动举办自然需要有可靠的APP作支撑,或者未来采用轻量级的微信应用号打造一种全新的活动APP。

 

哦,对了,别忘了,微信本身也是一款APP。

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