【市场观察】带点新思维,推开2016年活动的大门

2015已经走到了时间的尽头,我们刚败完365天,又将有不知名的好人给我们充值366天,于是又有得挥霍了。再想想2015年初做的计划,要做的事情变成了一时的信誓旦旦,本来计划办的会议、活动要么没办,要么办了鲜有成效。

 

令人担忧的是,明天,2016全年活动计划又将像座大山一样压下肩头来。框框条条的年度计划并不是目标,把活动做好、产生效益才是最终目的。而活动就跟你的计划书一样,假如一如既往地出牌老套,缺乏创意,缺少吸引的焦点和明显提升效率的技巧,那2016尚未开局便已注定了结局。

 

新思维提升参会体验

2016活动加点新思维,我们的第一个关注点必须是“人”,关注参与活动的独立个体,活动体验、口碑都是由参会人员切身体会,口口相传,才能形成品牌影响力,而糟糕的体验则是在源头阻断了这一传播,无论是对已经形成品牌的专题大会或是大会的主办者都是一种无形的伤害。

 

比如说,参会人对活动广告感兴趣,报名的时候却只能通过电话预约,购买活动门票又得跑到银行转账,支付宝、微信如此快速的支付方式一样都用不上,想在手机上、电脑上翻点活动的详细介绍却始终寥寥……每多一个环节,就相当于多给参会人设置了一道门槛,随着门槛一道道拔高,可惜他已经没有足够持续的兴趣去参加你的活动了。

 

再比如说,外地嘉宾千里迢迢来参会,下了飞机由于没有路线引导而找不到会址所在,到了现场发现入场处人多拥挤、身份核对很慢,甚至找不到想要去的某一个分会场,第一天会议结束后又找不到附近合适的酒店入住,风尘疲劳,加上来回周转,即便再大的热情也会被如此糟糕的体验“一盆冷水”浇到透心凉,再何谈形成口碑的传播和品牌影响力?

 

提升体验,就应当是所有办会的环节围绕参会者来设定,从投放广告吸引参会到活动顺利结束,每个环节都考虑到对其是否方便,是否快捷。买门票可以用支付宝,可以用微信,年龄偏大不习惯使用互联网支付的可以采用转账、汇款,外宾可以用美元和PayPal支付;电脑PC端有高大上的专题网站,移动端可以安装专用的APP,微信端可以有老少咸宜转发快速的微网站,找活动信息根本不费事,一键就能获取了……

 

新思维提升管理效率

活动管理的效率决定着产出效益,只有效率高了,各个过程中对资源才能把控严格,对产出效益才能追求最大化,2015年活动反受主办方管理不善的不在少数,事实明证了分散的、粗犷性的资源投入并不能带来预计的效益转化。

 

魔瓦系统化的活动管理方案以数据流程为核心,囊括前期策划、邀约推广、报名注册、定制化部署、现场管理、后期跟进、统计分析7大主流程,近30个主要功能模块,以及数百个细分功能点,用系统管理取代低效的人工管理,以数据链打造完整的活动运营流程,配合以云端SaaS轻盈部署或企业版“私有云”安装模式(两选其一),既能够满足管理效率大幅提升的需要,也能灵活应对从大型的复杂的会议活动或展会到简单点的中小规模活动:
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从受众的体验到主办方的管理,兼顾活动会议中从B端到C端,系统化增长了运营能力的同时,也通过参会体验提升为品牌的传播提供了可能的机会,这是互联网时代的共赢,也是适应竞争的必然。

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【技术团队】活动收款真的有那么难吗?

收款,是会议活动中最为关键的营收环节,除了盈利性质活动出于利润的考虑,还有些活动需要通过收款来抬高参会门槛,因而活动收款就成了众多会议活动不可或缺的元素。

 

恰恰事与愿违,当我们大费周章地策划好一场活动,加上做推广、投广告方面的投入也花掉大把银子,然而营收却始终像中国足球队一样——声势浩大,但永远也进不了门。好不容易引导过来的潜在客户无法变成有效的参会人员,当然也就无营收、无利润可言。

 

收款难在哪里?

多数企业、活动组办方通常采用的收款方式,是通过线下报名和银行转账汇款的人工收款,财务人员和活动负责部门开启“超长待机模式”等着参会人员随时报名付款,一笔笔地核对、统计、开发票,到头来组办方自己麻烦了不说,来来回回地连参会人员也都心生嫌厌,更别提参会的兴趣了。这是其一。

 

另一种,组办方放弃了以上传统的收款方式,改而采用互联网平台在线收款,希望借助在线支付的便利提高营收效益,结果却发现问题依然没有得到解决,潜在客户并不愿意为活动买单,原因是单一的票价并不能俘获客户们挑剔的眼光——尤其是大型活动不同客户群体多,需要设计的票价、参会类型也多,而一般的在线收款完全无法满足复杂的需要。

 

所以从活动的执行部门到企业的管理层,都不得不感叹:活动收款难啊。但是营收是活动必要的财务支撑,几乎所有的活动都没办法避免需要设置,两难的情形下,我们也不得不寻找一种妥善的解决之法。

 

活动收款的解决之法

传统的人工收款显然不是如今会议活动合适的收款方式,一者,消费者的习惯已经被互联网逐渐改变;再者,大型活动特别是大型展会使用现场收款极为不便,速度慢,容易造成拥挤,另外资金安全也成为另一重困扰。

 

把传统的人工收款转变为在线收款模式,加上活动类型、规模、行业特点的不同,我们完全可以通过魔瓦会议活动管理系统的“在线支付”功能,自定义一整套可行性高的解决方案。具体而言,这一收款方案包括:

 

1、可供选择的多种支付方式:覆盖支付宝、网银、微信各大主流支付方式,参会人员自主选择合适的方式进行在线付款,即时到账,付款完成后参会人员可以获得魔瓦系统发送的支付凭证,主办方则获得系统实时自动的收款统计报告。

 

2、为国际性会议扫除收款障碍:邀请外宾参会还要求人家使用人民币?他们只会跟你这场活动说NO!破除这一障碍,推荐使用魔瓦系统的PayPal支付,以及可支持美元、港币等的“多币种”功能,配合系统自动生成的英文网站使用,为国际性的会议活动扫除障碍。

 

3、配合营销广告定制票价方案:优惠码是魔瓦系统提供为主办方营销广告使用的优惠方案,获得优惠码的参会人员可以以更低的折扣价购买门票。优惠码的获取方式很简单,邮件、短信、微信都可以成为获取通道,而主办方还可以向特定群体主动发送优惠码,促成参会购票。

 

4、根据时间进度设计票价方案:票源随着活动日期的临近会越来越紧张,票价自然也是水涨船高,这时候“时段优惠”就可以为主办方帮上忙了。从活动门票开售到结束,可以在系统设置多个时间段(无上限),每个时间段内的票价都可以不同,灵活适应营销策略的调整和需要。

 

5、特殊人群设置特殊支付通道(通行码):大会需要邀请某些特殊嘉宾、媒体的时候,主办方向这些特殊的参合群体发送通行码,凭通行码报名参会、付款可以享受到与众不同的优惠。通行码的获取极为容易,由主办方自主发放。

 

6、团体参会享受优惠价,吸引报名、付款:活动少不了某一单位多名人员参加,构成了团体报名,但团体参会有多有少,怎么吸引企业、组织派遣更多成员参加呢?系统可对团体票价进行折扣设置,当同时有多人报名参会,可以享受折扣价门票,报名人员越多,折扣的力度可以更大。

 

7、在线收款账户自定义:资金安全是活动收款的重中之重,主办方必须在可控的时限内实现资金回笼、流转,而一般的活动收款平台存在一周到一月以上的申请提现周期,极大地制约了主办方的资金流动,并存在一定的风险。魔瓦系统支持自定义收款账号,无论采用哪一种收款方式,资金可以在最短的时间内进入主办方指定(自己的)账户,确保资金周转和安全。

 

8、线下收款数据收集:数据统计的强大之处并不仅限于在线数据,线下收款数据也能纳入系统统计之中也是必要的,魔瓦系统除了对在线收款数据进行全面的整理、分析之外,将线下收款数据录入系统,与报名人员一一对应,生成最完整的数据统计报告。

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【市场观察】公司越做越大,线下活动岂能掉队?

活动可以带来意想不到的惊喜和收获,这一点毋庸置疑,线上的线下的,凡能有效果者皆可取之为我所用,成为公司从创业初期到发展成熟必然不可缺的板块。那么问题来了,早已适应了小型活动组织的这些公司,对于从未涉足也毫无经验可言的大型会议活动如何平静应对?

非单是企业,在那些快速发展的行业组织、学会、协会,以及教育、科研领域的事业单位,自身规模越做越大,活动的规模自然也是一年一个层级。正是随着消费者对活动的参与兴致越来越高,同一行业领域内的会议活动逐渐增多,竞争也随之加大,所以在产品、品牌影响力、客户(会员)数量增长快速的时候,企业还不能轻视线下活动这只能创造突破效益的“奇兵”,用足够吸引力的噱头

所谓得其当者才能有所为,吸引力十足的噱头、炫丽多彩的表现形式并不能成为活动的核心,作为活动的策划者、组织者和得利者,企业更多的注意力依然需要关注在活动的运营模式,就好比你投入巨大精力绘制的“商业模式”,找到了运营和盈利的关键所在,才能打通“任督二脉”,为企业从活动中获取更大的收益。

 

“毛细血管”级的活动运营

称现代会议活动为“毛细血管”级一点也不为过,因为活动中涉及因素实在太多,笼统地说包括了前期的策划筹备、会中的现场管理和服务、以及后期的总结反馈,细说开去仅前期筹备就有活动方案、广告、报名、门票、收费、酒店场地多达十数项工作要完成,小编曾有一张图可以简要概括该阶段内的任务:

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看到这里我们也就明白了活动“毛细血管”级的要义,尽管活动有大有小、有复杂也有简单,但万变不离其宗,总是有据可循的。只不过大型的会议活动要考虑到人数规模大、人员复杂、会场多、时间长、日程逻辑紊杂等特点,在运作方案上尽可能细化,如果是借助于系统化工具,那这类会议对逻辑复杂度、流程精细度的要求则必须远非一般性工具所能应付。

因此,从简单的活动到越是复杂的大型活动,所运用的工具也必然要适应活动运营的变化和极为琐细的特征,因地适宜地灵活地解决活动中遇到的问题。

 

兼顾规模和效率的平衡

整个流程和所有的细节都是在活动前期策划好的,然而工程之浩大投入再多的人力也于事无补,到头来承担起这份大责大任的活动主导者市场部身心俱疲且不说,众多细节未能及时兼顾也给管理者带来了困扰:活动执行怎样,效果又如何?

公司越做越大,学会、协会、行业组织的发展更是快速,新产品发布会、经销商会议、各类客户活动,以及行业论坛、协会活动的举办变得非常频繁,规模的增长往往伴随着效率的下降,细心的管理者会发现:资源一旦投入,效率却下降了。

这是规模扩张中必然遇到的瓶颈,规模与效率的失衡造成大量资源的浪费,而要破除却显得异常困难。

在众多500强企业、上市公司和行业协会的应用案例中,魔瓦系统化是目前适合规模型会议活动管理的最佳解决方案了。就像IT类知名媒体中国软件资讯网最近的一篇评论文章所言:“整体风格稳重,专业性强,适合专业性和主题性较强的会议”,中肯贴切的评论道出了魔瓦在大型会议管理上的“专业性”优势,专业的解决方案兼顾着规模和效率的双重需求,从而助力企业把资源利用效率发挥到最大。

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【技术团队】把复杂变简单,多个分会场照样轻松应对

造声势,历来是为活动者不改的初衷,当然也有迎合于消费者(参会人)对活动含金量、专业度的挑剔要求,分会场、分论坛的增设已然成为大型会议、展会中非常普遍的现象。由此带出的连锁反应却是疲于奔劳的市场人和会议中其他的主办主管者,应接不暇,顾此失彼。

 

凡是达到两个以上分论坛的复杂型会议,都足以让会议的执行者市场部为之抓狂,每增加一个分论坛,管理难度又岂止同增一倍?

 

当分论坛需要增设时,必然也会增加一种或多种参会类型(依专业细分而不同),并需要同时增加相应的票种、费用,会议日程的调整也是必不可免、数量往往是翻倍地增加,以及现场的配套设施、服务甚至是人手都不得不扩编,整个会议的流程之复杂,仅仅看明白就得花上半日功夫,更别说奋不顾身久久纠缠于其中的市场人了。

 

戡乱,就得有细细摸索变复杂为简单的新思维。假若把以上牵涉到的繁枝末节抛开不论,将多个分会场的活动围绕在“分会场”的核心问题上,我们可以得到以下这张草图:

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总结起来无非是四个关键问题:

  • 哪些参会人员去哪些分会场?
  • 每个分会场都有哪些不同的日程需要安排?
  • 怎样快速判断每个人的入场(分会场)权限?
  • 哪个主题分会场更受欢迎?

 

于是,在魔瓦系统“场地”管理功能中,根据先把复杂问题简单化的原则,我们可以列出起一个简要的分会场管理要素:
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对了,这就是我们使用魔瓦系统“场地”管理功能可以实现的,对与“分会场”相关的几大问题逐一进行破解:

  • 参会类型对应分会场,确保每条数据信息清晰分流,在源头上制止了混乱和会议管理工作的无序。
  • 会议日程与主会场、分会场一一对应,参会人员可以选择感兴趣的报名,也可以清楚地在线预览各分会场的日程。
  • 系统智能识别各分会场的入场权限,免去人工判断,集权限管理和效率管理两者于一身。
  • 实时、详尽的数据统计分析,一键知晓最受欢迎的主题会场。

 

魔瓦“分会场”管理方案可灵活适用于大型会议、展会或会中带展、展中带会的复杂类型,这类案例如:中国(无锡)国际新能源大会暨展览会(展中带会)、大梅沙中国创新论坛(多分论坛)、中国汽车工程学会年会暨展览会(分会场+展会)、深圳国际低碳城论坛(多分论坛)等等。>>>查看更多案例

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【其他内容】为什么别人家的年会都那么美好?

为什么那些美好的年会总是在别人家的公司呢?

别人家的年会和自家的年会有什么区别呢?

十张图看清那些别人家的年会和自家公司年会的区别。

 

年会前1周

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年会前1天

2

年会前1小时

3

年会场地

4

关于预算

5

过年红包

6

奖品和礼品

7

老板来了

8

年会节目

9

吃的

10

还有签到进场

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oh,原来别人家的年会签到用的是魔瓦现场管理系统,MCS签到还挺别致的哦。

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