【技术团队】魔瓦系统:给数据一个“私密”的空间

在互联网技术日益发展的今天,很难想象一家企业遇到网络切断、宕机事故或者不可抗力突然出现的情况,数据的泄露和丢失将引发不可估量的后果。而在以“人”为核心的活动管理中,这种意外导致的客户数据、财务数据丢失也将是企业沉重的打击。

由于风险意识的薄弱,或者是出于侥幸心理,仍有相当数量的企业没有建立起会议活动管理的数据安全机制,随着活动的规模、规格、级别、频率逐渐加大,暴露出来的风险和漏洞也就越来越多,甚至到了千钧悬于一发的地步,看似静如止水,实则摇摇欲坠。

 

活动数据风险,原因在哪里?

活动数据的风险性已经不言而喻,如果企业在这种风险的前期未雨绸缪,则为时不晚,好比是在源头遏制住了这种势头的继续。通过对目前会议管理情况的分析,我们不难发现一些数据事故的发生主要是人为地造成的,客户资源、客户数据的丢失往往随着员工的离职而出现,或者在多个交接、接触的环节中无声无息地导致了事故的发生。

因为人的参与,或者说是员工、不同职级的人员直接参与活动管理,企业主缺失监管,导致数据乱象频频上演,这是其一。另一点,企业并没有真正意识到数据“价值转化”的风险,低效的数据运用模式使得企业对活动数据的挖掘深度有限,或者直接弃置,不闻不问,敢问有否考虑过“投资回报”的问题?答案当然是肯定的,只不过自己也不知道问题出在哪里。

 

拿什么拯救企业的“活动数据”?

让风险变得可控,那便不得不摒弃以往的数据管理模式,用一种高效的、兼容有安全机制的方式来重新布局,重新定位活动管理中的不同职责权限,重新划定活动数据的运行流程和管理标准,焕发出企业在会议活动中的新“活力”。

事实上,这种重新布局便是系统化为企业活动数据打造的“私密”空间,它所制定的层级规则、运行流程以及价值转化标准,都是在一个安全的体制内顺利进行。无论是开放性的“公有云”存储,还是独立的“私有云”部署,加载了SSL安全协议和多重加密机制的魔瓦系统都可以安全地为企业所用,不同职级拥有不同的管理权限,不同阶段载入不同的数据运用模块,以至于没人能够将数据“取走”,因为一切都是在企业自身的服务器内进行,或者根据指定的规则运行。

“私密”空间给千钧一发中的活动数据以安全的希望,企业主可以放心员工们去操作,客户也不用担心自己的报名数据流失,而企业将数据风险降到最低的同时,也获得了数据价值深化利用的双重收益。

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【市场观察】出奇制胜:CRM在会议邮件营销中的妙用

邮件营销是推广最有成效的途径之一,根据最新的研究,邮件营销所创造的ROI超过了社交媒体,电视与广播,甚至是SEO。邮件营销的精准性决定了它的重要作用,这也被不少主办方用来作为会议营销的首选。

然而,对客户数据的收集、分析,以及根据不同职业、不同年龄层、不同地域的客户发送针对性的营销邮件,这些基础的数据平常都存储在企业的CRM系统内,如果能够把CRM系统跟会议邮件营销结合起来用,岂不是省力很多?

CRM系统维持着客户数据的记录和及时更新,而且更重要的是,它是企业很多老用户的资料库,包括客户名称、电子邮箱地址、性别、产品购买记录等等,这能在企业的日常营销活动中派上用场,而在会议营销中,CRM还能帮助企业的营销策略“出奇制胜”,更胜一招。

CRM与会议营销整合是魔瓦系统化的策略之一,“大数据”基础上的精确分析,目标细分后的精准推广,让企业这笔“无形资产”迅速运转起来,激发闲置资源的价值潜力,并带来可观的ROI。个性化的邮件通过系统自动发送给目标客群,通知并提醒最新的活动讯息,从而快速促成客户的在线报名参与。

传统的邮件营销工具依然需要很固执地走着老套的流程:把数据整理成excel表格,再将excel表格导入到邮件系统——更让企业深感无助的是,客户收到邮件后的行为并不能完全统计,而客户的报名还需要另行整理数据库,无疑增加了一倍以上的工作量。

系统化实现了邮件营销与CRM的技术对接,数据的传输、收集、整理都在系统内部完成,无需数据的手动“搬迁”,也不需要执行部门或员工时时“紧盯”,以往复杂的操作全部交由系统代为打理,工作量减少了,效率却上去了。

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【市场观察】系统化“连接会议的一切”,关键是“以人为本”

一场会议需要人员、酒店、场地、配套服务多个环节的连通,而同一个企业或机构每年有着数十场甚至上百场这样的会议,面对分散的资源、不同的服务,会议组织者即便投入再多的资源依然显得捉襟见肘,力难从心。

企业需要将会议的各种要素连接起来,就像销售部那样,一个CRM系统就可以将客户、售前、售后连接起来,每名员工都可以按照既定的流程规范操作,避免了有效客户的流失,所有的销售工作都围绕客户成交这一核心而展开。

在会议管理中,系统化扮演了类似销售部CRM的角色,成为企业组织会议活动不可或缺的工具。有效地将会议中各类要素连接起来,打造一个连贯的、相对独立的数据流,系统化“连接了会议中的一切”,为办会的企业、机构省心省力。更进一步地讲,除技术上数据流的实现,系统化还更多地“以人为本”,围绕会议中的工作人员、参会人群提供人性化的管理和服务。

 

“以人为本”:关注客户的体验度

系统化是互联网参与到会议管理中所催生的管理模式,它更多的代表着当代人在会议中的需求,包括知识性、信息性资源的获取,参会过程中的服务体验,行业或者跨界交流所带来的商业机会。系统化的管理思维在本质上关注参会群体的体验感觉,为这个群体提供人性化的服务。

比如说,参会人员在前期会不定时地收到主办方的信息通知,会在报名的同时收到电子门票而无需非常麻烦地接收、保存纸质门票,可以通过微信管理平台、活动网站、APP与主办方随时取得联系获得帮助……以细致入微的关怀提高客户的体验感,增加其粘度,系统化帮助主办方实现了会议中的客户关系管理。

 

“以人为本”:激发团队的创造力

信息闭塞、数据隔阻是以往传统会议管理中的常见问题,繁杂的信息处理往往让整个工作团队手忙脚乱,突然出现的问题让人措手不及,问题不断,团队陷入了这些繁琐的事务处理中无暇他顾。系统化是一种可以改善工作效率的方法,通过“云端”平台完成数据的传输,“大数据”应用实现数据的深度处理,而为此工作的“人”则可以抽身事外,转变成为会议活动的“监管者”。

并且,系统本身并不是一个固定的操作框架,它可以随着活动类型、规模的变化而自由组合模块,因此它带来的丰富想象力可以激发团队的创造力,采用最优化的组合、最完美的解决方案完成会议管理的工作,为企业或者机构带来更大的效益。

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【会议快讯】国际低碳城论坛开幕,魔瓦“绿色会务”全程相伴

6月17日,第三届深圳国际低碳城论坛开幕,围绕“城市绿色低碳转型”为主题,300余位国内外重要嘉宾齐聚深圳龙岗,共同探讨城市绿色低碳转型这一话题,着力打造促进绿色低碳合作的新平台,齐聚绿色低碳发展经验的新载体,成为国际低碳发展思想、论点、经验和技术交流合作的盛会。

 

“绿色发展、循环发展、低碳发展”

第三届深圳国际低碳城论坛是巴黎联合国气候峰会之外的又一重要交流平台,论坛主要由主论坛、十三个分论坛组成。
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主论坛分为主旨演讲和高峰对话两个环节,其中高峰对话分为宏观对话、城市对话、智库对话和企业对话四个板块,围绕有关气候、环境热点问题展开讨论;而分论坛则主要从国际合作、宏观布局、发展模式、低碳技术等层面对低碳城市发展进行探讨。论坛期间,还将举行“低碳中国行”、低碳城市创意设计大会等多项主题活动。

 

魔瓦“绿色会务”让低碳城论坛更添魅力

深圳国际低碳城论坛创办于2013年6月,已经成功举办过两届,作为“绿色会务”的倡导者魔瓦早已开始了与主办方的合作,频频亮相论坛现场,为论坛及参会嘉宾提供优质的、低碳的会务服务。

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(深圳卫视新闻报道中的魔瓦)

 

在现场,我们可以看到魔瓦为论坛部署的MCS电子签到系统和胸卡打印设备,这种无纸化的签到应用与论坛“低碳”理念不谋而合,参会嘉宾无需携带纸质门票,也无需携带纸质资料,一切都通过魔瓦管理系统来完成,避免了纸张的消耗。同时,快速的签到方式,灵活的现场部署及舒适的参会服务,不少参会嘉宾为此赞不绝口。

事实上,除了现场技术支持与服务外,魔瓦在论坛筹备前期已经精心地做了很多准备工作,包括论坛官网的建设、活动管理系统的部署、参会嘉宾的邀约与注册管理等等,活动的所有管理工作都是在线完成,用系统化、绿色化的会务管理模式延续了论坛“低碳节能”的理念。

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【市场观察】办会不必急奔走,魔瓦系统让您随时做管理

在现实的工作中,我们经常遇到这种情况:在外出差的时候,公司将要举办的会议活动有些事情需要紧急处理,必须马上赶回公司,于是不得不中断出差事宜,急忙回公司处理。更有甚者,即便不是在外出差,遇上周末或者休假的时候还得时时刻刻盯着客户报名参会的情况,一个一个客户地逐一跟进。

因为采用人工管理的方式而耽误其它工作的不在少数,浪费了过多时间和精力去打点、照应的更是数不胜数,会议活动的执行部门和员工为此奔波来回,消耗了个人的时间精力不说,也是对企业成本资源的浪费。

会议管理难道一定要人工时刻跟进甚至面对面沟通才能做好吗?当然不是。随着云端技术、大数据运用的普及,会议管理已经变得触手可及,无论是在外地还是在公司、工作时段还是休假时间,执行人员不用长途往返,也不用时刻等着客户来报名。

这一切的工作都可以交付给魔瓦会议活动管理系统来处理,有了它的存在,所有的事务不会耽误,即便休假也可以安心地休息——因为安装过该系统的企业或者活动组织者,所有跟活动相关的工作都将在系统内完成,从报名到参会,从电子门票发送到现场验证,从前期筹备到后期数据统计分析,都贯穿在严谨的管理流程之中。

当然,这份流程是非常灵活的,经过简洁、快速的设计和配置之后即可投入使用。这样一来,非但员工的工作得心应手,企业在这方面所浪费的时间、人力、资金等资源都可以得到大幅的节制,同时办会的工作效率也完美地提升了。

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