【市场观察】“互联网+”来了,会议行业如何“巧借东风”?

随着“物联网+”概念越来越火热,来自互联网的BAT巨头们掀起了一股技术变革之风,不少传统产业纷纷开始加速布局,以获得行业自新与发展的机会。和这些传统行业一样,会议行业在人工管理模式之下久积弊病,发展滞缓,亟需一种全新的模式彻底改变当前的现状。

“互联网+”,是创新2.0下的互联网与传统行业融合发展的新形态、新业态,它将互联网优势与传统行业结合起来,帮助实现传统行业的全面技术升级。那么,在这场由外而内的变革之中,会议行业该如何“巧借东风”从而实现自身的转型呢?

 

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借助“互联网+”,将会议推广纳入“全网营销”体系

从企业日常经营到市场活动,推广营销始终都是重中之重的工作。在以往的会议营销中,市场部习惯于使用报刊、杂志、视频媒体、短信等传统媒介,而使用过互联网渠道的会议营销过多地依靠某个单一渠道,营销方法上显然不够成熟,所能够带来的收益也是非常有限。

在“互联网+”概念的营销世界里,会议营销将不再利用低效的纸质媒介和单一渠道,它将更多地利用互联网进行渠道资源整合,利用“大数据”分析客户的行为习惯,模拟营销的全程及实施效果,预估营销可能存在的风险并尽可能规避,将会议营销组建成一张“全网营销”的巨大网络。从PC端到移动端,从办公场景到碎片化的休息时间,这张网络无处不在,无微不至,以最大的、精准的曝光抓取潜在的客户。

 

借助“互联网+”,盘活企业市场活动现有布局

从营销着眼,改变会议营销的思路这是最首要的,然而,一场会议活动的完成比不是仅有营销这一个环节,还包括策划、场地、客户管理、现场等多个步骤。由于缺乏高效的管理模式,市场活动容易暴露出流程管理紊乱、活动现场体验糟糕、客户流失率高、数据运用率低、投资回报率低等突出问题,严重阻滞了市场活动的顺利进行。

复杂的活动管理工作仅凭人工是难以完成的,而“互联网+”的到来恰恰弥补了这一缺陷。利用技术上的优势打造一个无所不包的云端平台,客户、流程、数据以及现场管理都依托这个平台来实现,并连接到企业的服务器,无论是信息传递,还是数据传输,亦或是管理人员监管进程,都通过互联网实现战略布局,盘活企业的整个市场活动板块。

 

借助“互联网+”,做个轻松自在的会议管理者

如果说互联网已经创造了人们生活上的便利,那么“互联网+”将极大地改善工作条件,让企业从忙碌的人工操作中抽出身来,做个轻松自在的管理者。

按照一定的逻辑在企业内部部署专业的活动管理系统,让市场活动按照管理者思维和既定流程来走,管理人员和工作人员无需干扰太多就能够顺利达到活动筹备与监管的工作。当魔瓦活动管理系统被运用到实际工作中时,市场部门惊奇地发现:从前忙乱不堪的活动管理现在居然也变得井井有条了!它的角色就是充当一名活动的全程管理员,取代效率低、易出错的人工管理,市场人员只需要登录系统检查它的“工作状态”即可,一切都变得简单多了。

 

会议行业借势获取“互联网+”带来的行业红利,还需要经历一个漫长的过程,然而也正如百度掌门李彦宏所说的那样:“拥抱互联网,机会比困难多”,这场变革最终获益的还是整个行业,还有千千万万的企业。

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【市场观察】系统化管理,帮你少一些“折腾”

会议是以人为中心的活动,由于人与人、部门与部门、企业与客户之间沟通的复杂性,沟通障碍重重,信息传递缓慢,这样操作起来不但“折腾”,而且极易造成企业资源和成本的浪费。

 

这种情况在大型会议活动中暴露得更为严重,参与人员众多、管理层级复杂、执行流程严密等要求使得市场部门疲于应对。然而,在使用魔瓦系统化管理的会议活动中全然不是这种景象,市场部的工作被梳理得井井有条,他们只需要按照系统流程执行,从而一切都变得顺畅起来。

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系统化跨越部门沟通的鸿沟

部门沟通是活动中普遍存在的最棘手的问题。一家在全国拥有几十个分公司或者内部多个架构部门的公司,更多的成本浪费集中在内部损耗,明明可以很简单就达到目的的事项却常常受限于内部沟通、内部制度的约束,市场部人员也就不得不为了一件事而奔波来往于不同部门之间。

魔瓦系统化管理不仅是革新传统会议管理模式的工具,而且更是改善企业内部沟通的桥梁——销售部门、生产部门的数据可以直接送达市场部门,活动所产生的收益明细可以直接送达财务部门,销售线索也可以对接到销售部门等等。这些数据的相互导入导出无需经过复杂的沟通程序便可以出现在相应的环节,市场人员的工作也大为简化。

 

管理分级划分上下层级权限

对数据的保护是每个企业都非常重视的,尤其是客户数据信息,如果在交接、对接的某个环节出现泄露问题则后果不堪设想。更让企业管理层苦恼的是,由于市场部缺乏专用的管理工具,数据的私密性和安全性难以得到必要的保护。

对此,魔瓦对系统内的不同人员划分了“层级权限管理”,使得所有参与管理的人员依据各自权限参与活动项目。从企业管理层到责任部门主管,到部门工作人员,到临时雇用人员等等,他们拥有不同权限的账号和功能操作,比如说,临时人员只能在现场操作签到设备而无法查看、修改任何客户信息,财务人员只能获取相关的财务信息而不能查看其他数据信息。

 

系统化管理高效连接所有人员

魔瓦系统化的活动管理方式带来了会议中人与人沟通的改变。比如说主办方与参会人员:参会人员无需为联系不上主办方人员而苦恼,主办方也无需担忧大会资料无法顺利到达参会人员手中,更无须担心会议全程的信息沟通问题。

由魔瓦活动管理系统建立起来的沟通纽带,让活动中的所有参与角色各得其所,无论受邀参会的普通参会人员、特邀嘉宾、行业专家,还是主办方的管理层、主导部门、工作人员及临时雇用人员,都可以通过系统来完成信息的传输。利用活动网站、微信管理平台、移动端网站、活动APP应用以及邮件、短彩信及时地将活动信息送达与会人员,而企业管理层可以查看活动的报名、支付、签到、退场、问卷回答等详细进展情况,市场部门完全无需过多的“折腾”就可以轻轻松松地做好活动的管理。

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【技术团队】灵活:让活动管理系统更具魅力

企业要采购一套系统来做市场活动的管理,如果仅选择一个固定版本的系统产品,一旦企业管理流程发生变动,或者活动的流程、策略有所调整,那么这套系统就将要被“辞退”。管理工具的变化赶不上环境的变化而中途弃置,这是很多企业都会办活动都极易遇到的窘况。

从需求的更深层次讲,企业需要的不仅仅是可以改善管理、优化资源配置的工具,更需要的是能够根据市场环境即时调整的应变能力强、灵活度高的管理工具。在多年的活动经验积累中,魔瓦深谙这条道理,也正是基于这一点,魔瓦活动管理系统集中了强大的逻辑配置、灵活多变的模块组合等优势特点,为企业提供系统化管理的同时,也使得这类风险变得可控、可管。

 

灵活:SaaS模式在会议行业的成熟应用

不只是会务管理类软件,整个企业级管理软件行业在适应市场需求的时候都经历过漫长的“磨合期”,SaaS模式的软件服务需要在充分考量企业特点的基础上做出相应调整,以应对越来越复杂的市场变化。

 

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会议活动管理系统中的所有功能模块由魔瓦完全独立自主研发,所提供的灵活运用是一种相对强大的系统开发功能,因为用户完全不必使用任何计算机编程语言,也不需要作过多的定制开发,只需要在已有系统内根据自己的意愿修改或调整功能模块,以满足活动的个性化需求,而且操作起来非常容易。经过多年的市场应用,魔瓦会议活动系统化管理灵活的模块化管理日趋成熟,真正让会议管理更加轻松,更加简单。

 

灵活:让市场活动风险可控

灵活配置对企业最大的益处在于它可以有效控制市场活动风险,就像企业的财务数据不出现差错、销售线索不出现中断一样。在一场大量投入众多人力、物力等高昂成本的大型活动中,假若出现客户无法报名、到场无法签到、现场混入无关人员甚至是发生现场安全事故,则将对企业造成重创。人力有限,这种风险可并不是人为可控的。

 

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会议活动管理系统灵活化配置的最根本目的之一就是将人员、收益、流程、现场等风险控制在可控范围之内。比如,灵活的权限处理和设置可以让所有参与活动的人员(包括企业管理层,工作人员,普通参会人员,特邀嘉宾和专家,现场临时人员等)各自依据权限参与活动,每个人只能获得与自己有关的信息,避免了数据穿插和泄露带来的风险。

尤其是当企业对市场活动策略作出调整的时候,企业可以灵活地对功能模块重新添加,重新配置所需的功能模块和操作流程。以变制变,企业即时有连续多场活动,或者常年举办活动,也可以针对完全不同类型、不同流程、不同办会模式的活动灵活设置系统功能,避免更换管理系统的潜在风险。

 

灵活:让会议管理更“贴心”

在会议活动管理系统内,可供选择的功能点、功能模块非常多,这个容纳了数百个细分功能点的庞大体系,从多渠道推广、电子门票售取到现场管理和后期数据统计、评估等等无所不包,会议活动涉及的全部功能都能在其中找到,让企业使用起来更贴心、惬意。

 

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而且,当用户设置了活动的通知与提醒,他将在客户报名的时候收到通知,在客户支付票务费用的时候收到通知,以及活动过程中的每一步进展都会收到通知与提醒,客户、参会嘉宾们当然也能随时获得与主办方工作人员即时沟通联系的渠道,成为活动管理的智能化工具。

灵活化的配置,将企业活动的各类复杂需求一应满足,这让魔瓦会议活动管理系统更添几分了魅力。魔瓦,就像市场活动的贴心管家那样,尽心尽力地为企业提供着贴心的服务。

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【市场观察】危险,那些被忽视的会议管理误区!

我们耗尽心力执行一场大规模会议的同时,却一不小心踏入了本不应该的误区,必然造成公司成本、资源的浪费,导致会议收益低于原本的预期,甚至使得会议不能顺利进行,于谁而言都不算是一件好事。

 

重视会议的中后期运作,忽略了会议前期的策划和深入的讨论分析

这是多数会议管理人极易步入的一大误区。由于主办方的会议管理人对会议策划的流程了解不够,或者重视不够,没有对会议相关的社会资源进行有效的挖掘和整合,致使会议的创新性不足,吸引力不强,仓促做了方案便匆匆投入实施,这样一来虽花费了大量的精力和开支,但效果还是远不如预期。

比如,在组织会议时,我们对于会议的基本要素中的地点和场所的选择、会议附加活动的策划和运用,参会群体的精准化推广等,就挖掘的不够深入。最新的一份美国会议专业机构的调查表明,会议地点与场所的选择以及附加活动的安排,已经超过会议的内容,成了人们决定是否参加某个会议时首先考虑的两个问题。

 

无形中的成本浪费,让办会的效益大打折扣

很多的成本是无形中浪费的,甚至主办方连自己都没有想得到,那些成本从哪些细支小流“跑”了出去?场地、酒店、营销、交通等费用占掉了办会成本的大部分,然而一些小项目等产生的成本也不可小觑。比如,文本资料的印刷,参会门票的设计、制作与寄送,大量兼职服务人员的招用等等。

成本的浪费压缩了利润的空间,办会的效益自然而然也就降低了。事实上,像门票、资料这类物料完全可以用信息化的技术替代,大量的兼职人员也可以用系统化的管理工具替代,节省成本的同时也提高了管理的效率。

 

无权限区分造成的客户信息风险

会议期间出于管理工作的需要,主办方往往会临时雇佣一些工作人员。这些人员不是来自主办方公司的内部,可能因为在参会信息和客户数据上的疏忽,而造成一些没必要的麻烦,并且形成客户信息的潜在风险。

解决这一问题的关键在于只需要对所有临时人员设置区分权限即可,甚至依照公司架构对所有参与管理人员一一相应授权,以及对特邀嘉宾、演讲嘉宾、业内专家、普通参会群体进行相应的权限区分,所有人员根据权限获知相关部分的内容,避免信息穿插、信息篡改、信息泄露带来的巨大风险。

 

被搁置的数据=被浪费的战略资产

一场成功的会议,它需要企业已有数据的支持,比如说会议可能用到的老顾客数据、多个部门的数据等,当然也会产出大量数据,包括营销与推广数据、人员数据、现场签到与人流量统计以及票务营收数据等。无论是哪类型的数据,如果仅仅被束之高阁,不闻不问,或者没有充分地利用,那也只能是一种浪费。

企业运营需要数据的支持,活动管理也不例外。有效的数据管理和利用可以为会议决策提供更有力的支持,而这也依赖于对数据的高效运用。建立分析模型,梳理数据流程,获得一份尽可能清晰的数据报表,单凭人工是难以达到很好效果的,更多的是要依靠系统化的管理工具,避免人工处理造成的误漏、错报等情况。

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【市场观察】市场部,你在活动中找准定位了吗?

市场,作为活动的主导部门,对企业活动肩负着责无旁贷的重任。然而,活动一旦出现了问题,市场部也是首当其冲。一个在活动中没有发挥好作用的市场部,我们也不能认定这个团队没有尽心尽力,其最重要的原因恐怕连其自身都尚未认识到:市场角色定位出现了偏差,将对企业活动造成不可估量的后果。

调研:知己知彼,胸有成竹

调研,获得第一手的行情资料,是市场部的日常主要工作,然而到了线下活动中,我们发现至少半数以上的企业和主办方忽略了这一环节,仅凭大概印象和一面之词匆匆便确定了活动的方案,一当付诸实施却发现处处存在问题。

活动前期的调研,主要是针对行业内或者国内、国际上同业者主办会议活动的情况,从而避免活动同质化、活动主题缺乏创意。其次,市场人员需要对可能参会的潜在客户做研究,了解群体规模和群体特性,便于策划针对性强、专业度高的活动方案。当然,活动所需调动的资源也需要考量清楚,避免资源措置造成浪费。依据调研结果,市场部所提报的方案风险评估才足够科学。

统筹:注重系统与实际

获得了准确的调研结果和科学的风险评估报告,市场部门在策划整体实施方案时就拥有了可靠的依据。天马行空出来的算是不错的创意,可是很多环节却难以落地执行——比如说流程上没有考虑到上下环节相承接的细节,数百人同时到达现场,签到处排起长队,酒店大厅人流拥挤,甚至其他服务项目(如纪念品发放、茶水等)还未完全到位,乱象环生。

所谓统筹,是说在活动筹备前期必须遵循一定的主线流程,建立起一个系统性的执行方案。所有参会嘉宾从获得邀请,到应邀参会,再到离开现场,所需要安排的服务如接机、快速签到、离退场,以及天气、交通等因素,将可能发生的情况做一个可调控的预案,而不是单纯一个方案做到底。

当然,活动后期市场部还应在收集各类数据的基础上撰写客观的、全面的后期反馈和总结报告,而不是敷衍了事般地长篇大论,泛泛而谈,要让企业管理层非常清楚地知道这场活动效益如何,利弊何在,下次举办活动时还需要注意哪些问题等等。

造势:传播的是品牌

在一个重视品牌建设的市场人眼里,企业最重要的资产就是品牌资产,企业要长久发展下去则所有企业活动都在围绕品牌而展开,无论是对内还是对外。基于此,市场部在活动中正是扮演了品牌助推手的角色。

围绕品牌进行一场盛大的推广、造势活动,可以为企业带来极大的效益。广告、邮件、电话以及现今火热的新媒体,市场部将企业的品牌概念传递出去,传递给每位可能的潜在客户。由于营销技术的快速发展,传播、推广越发变得精准化、精细化,借助于各类营销工具,市场部也可以最大化地完成活动预期目标。

参与:转变自己的思维

如果要确切地了解活动中客户们的需求,市场人员不是应该站在某个角落环顾四周,也不是安坐在某个舒适的地方,而是应该以一名客户的视角参与到活动中去,以切身体验获取最直接的经验。

当把自己变成客户,融入到客户的群体中来观察整场活动的效果,市场部便不再是那个整日坐在办公室、只顾从网络等渠道获取间接信息而眼光闭塞的部门,他们将确切地知道客户真正需要什么,自己真正要做些什么。

活动考验了一个市场团队的执行力,而准确的角色定位、正确的方法可以帮助使这个团队更趋成熟。用对的方法思考问题,用明锐的视觉观察所做的事情,事半功倍,为你正在服务的企业助一把力。

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