【技术团队】“优惠码”功能:助力活动推广与邀约

如果活动需要向拟邀约的参会人员或特定群体发送活动优惠,用户可以使用魔瓦会议活动管理系统“优惠码”功能完成这一任务。

 

“优惠码”功能所能实现的活动需求:

(1)实现某一种或多种类型门票的优惠票价;

(2)优惠设计可使用百分比折扣或直减票价金额的方式;

(3)实现群组优惠策略;

(4)发送灵活,优惠码可以指定发送对象并轻松管理;

(5)优惠码邀约的统计报表由系统自动完成。

 

优惠码功能使用步骤演示:

1、在魔瓦会议活动管理系统后台“高级设置”进入“优惠码”功能页面,可以看到如下“优惠码分组管理”,为方便应对会议活动中不同群体的不同邀约策略,可以将优惠码分成多个组别(分组不设上限)。

2、编辑一个分组再进入该分组,点击“添加”编辑如下的优惠码,为该优惠码设定专用的折扣代码(该折扣代码由英文、数字符号组成),并指定优惠码适用范围和适用门票类型,折扣方式则有百分比折扣和金额减免两种方式供选择。

3、设置好优惠码之后,点击“操作中”的“发送邮件”至指定邀约对象。

4、被邀约者将会收到如下邀约邮件,在邮箱中点击报名链接即可进入优惠码专用的报名通道(优惠码专用通道的组成形式为报名链接+优惠码折扣代码)。

 

5、在统计页面,可以实时查看优惠码的邀约报名效果统计。

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【技术团队】统计分析:活动精细化运营

会议活动的诗和远方,于参会者而言是对于活动的高质体验,参会者们决定了活动持续性、品牌能走多远;而于操盘者来说是全盘高效管理及全程的精细化运营,掌握数据才能张弛有度,进而掌控全局。

当每一场活动结束,一张报表代表着活动产出的成果、影响,也代表着市场部们和组织部门的全员绩效,所以数据的精细化运营不仅与主办方品牌利益有高度影响,也是与执行部门乃至每一个人的切身利益高度相关的。鉴于会议活动管理系统在数据精细化管理上的优势,我们接下来对“统计分析”功能所能实现的效果呈现、功能优势具体介绍。

 

统计分析是魔瓦会议活动管理系统的重要功能模块之一,无论是目前市场上普遍使用的标准版、高级版和私有化部署的企业版均配备了该功能模块,只是因不同行业、不同企业的需求和个性化配置而略微有所不同,但大体一致。

 

有些用户认为统计分析是在活动结束后才能用得到,起初并不重视,实则不然。当一场活动通过魔瓦会议活动管理系统开启报名,系统平台已经自动开启了统计分析的功能,包括活动报名统计、门票购买统计、酒店预订统计、分会场报名统计等等,除了系统默认的十余种统计分析之外,还可以由主办方自行调取各类数据形成统计报告,统计类型可多达数十种,不尽相同。

团队/个人报名比例:显示为饼状图,清晰标示团队报名和个人报名的比例分布。

门票销售量/收入:显示为柱状图,横轴为报名类型,纵轴为门票销售量和收入的统计,可以很清楚地对比各门票类型的销量和收入情况。

报名人员的支付状态:柱状图显示报名人员是否已经支付。

各报名方式的报名人数/门票收入:不同门票的报名人数及相应收入,不论是在线支付还是线下付款均可统计入内,确保数据统计的完整性。

MCS人员签到比例:实时查看已签到人员的比例。

各会场签到比例:分会场的签到统计数据。

签到人流量/(时):显示每小时内签到的人流量,可以得出签到高峰期和相应峰值。

附加服务数量:礼品、用餐、住宿等附加服务的预定数量及相应收入。

自定义统计:自定义报名类型、统计类型与图标类型(饼状图与柱状图两种)的组合统计。

每日概览:为方便主办方实时查看核心数据(报名、收入),“每日概览”可查看活动核心数据的统计情况,包括全部进展和每日进展。

报名流量和收入:以时间轴的形式直观表示每日的报名进展。

完整而强大的数据运营管理功能是魔瓦会议活动管理系统的独特优势,依托全程系统化方式将活动前、中、后的数据串联起来,系统对其进行数据采集、统计、分析并为主办方呈现非常直观的数据统计报表:用数据说话,让每一场活动的效果真正拥有说服力!

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【市场观察】如果操盘一场100000+规模的大型活动,你需要跨过4个大坑

一般而言,活动规模在1000人以上就可以算得上是大型活动了,《广东省大型群众性活动安全管理办法》规定:面向社会公众举办的活动超过1000人次即为大型群众性活动,需要提前20天向公安机关申请安全许可。

而在国内的许多城市,也都出台了类似的相关管理规定,从公共安全等方面对此类大型活动的管理要求越来越严格。

 

对于100000+人同时参加的大型会议活动,其公共安全固然有着必要的门槛,在活动的策划、组织、顺利实施和达到预期效果也有主办方的必然要求,活动越大则对主办方的考验越大,只有具备足够活动经验和活动管理技术的团队才能完成此任。那么,100000+规模的超大型活动有哪些经验值得我们借鉴呢?

 

活动目标不明确?

活动目标是一场活动的宗旨所在,也是主办方投资操办这场活动的目的,可以是业绩收益,也可以是品牌效益。通常来说,活动人数规模上万特别是数十万的大型活动,已经不是单纯的会议类活动了,而往往以“会中带展”或纯粹的展会活动进行。

这样的活动需要大规模投放广告、大规模的报名数据管理等管理工作和门票销售、展位招商、参展销售等业务工作,明确的活动目标根据活动类型设置,而所有的工作才能顺利开展,切忌活动类型和目标不明确甚至长期摇摆不定、迁延时日导致其他工作被滞缓。

 

有清晰计划的主办方对此类大型活动提前至少半年开始筹备,还有提前一年开始做准备工作的,只有量化目标,活动策划与实施才能够明确方向,才会少走弯路,当然就能避免这个问题。

场地预定为时尚早?

有些主办方觉得为时尚早,在选定场地时不那么快做决定,殊不知场地预定如果出现这几个问题几乎能导致活动直接流产的:

(1)大型活动人数多,需要足够的场地来做支撑,而超大场地的资源毕竟有限,国内大中城市的一些这类资源至少都是提前半年预定的,没有档期导致活动拖延、活动流产的不在少数,主办方品牌形象跟着大打折扣;

(2)场地预定后还有非常关键的环节也是我们在文首提到的“报备”项,报备所需要的要素包括场地安全、应急预案等,且需要公安机关审核批准才能实施,如果在报备上出现瑕疵也是能让整场活动的投资打水漂的。

(3)只有场地定了下来才能出完整的活动策划案,包括场地区域、通道和空间尺寸等数据都需要做入方案,没有场地的策划案也只是在天上飘。

所以,场地对于活动的前期筹备牵一发而动全身,再犯拖延症也一定要避开场地预定的这个坑。

 

人员不需要培训就赴现场?

在大型活动里,假如参与的工作人员不了解全局的策划意图,他们就不能为大型活动策略实施提供有用的工作,甚至到了现场也不知道该做些什么,因而需要对工作人员进行方案培训,只有知情才能出力。

 

很多主办方会对大型活动参与工作的人员进行培训并把培训放在了现场,短时培训虽然可以产生实地效果但也容易出错,最好是能够在活动前提前就做好培训工作,包括参会人员的饮食起居咨询、指引咨询、业务咨询都能够给出清晰的指导并考验合格,以免到了现场出乱子。

大型活动需要安保但不注重秩序?

大型活动的组织管理之难就在于人的管理,人数多,要管理的数据就多,可能发生的意外也就更多。传统型的会中带展或者展会活动以纸质票作为入场凭证,这种方式给大型活动管理造成诸多不便:

(1)登记和统计困难,如果是不记名的门票还会存在客户信息无法追踪以及隐藏的安全风险;

(2)入场验证速度慢,容易造成入口拥堵且真假门票混杂难辨;

(3)缺少信息化的设备导致现场人流不能有效管控,风险系数陡增……

 

以上是大型活动管理最容易落入的四个大坑,在100000+以上的超大型会议活动上还会有不少坑,一不小心可能就会让活动失去平衡,出现意外则让主办方们得不偿失。在当今高效的超大型会议活动管理中,系统化已经成为组织者们必备的管理工具,系统化在超大型会议活动上的深厚经验,如:中国(无锡)国际文化艺术博览会300000+,2018年世界机器人大会500000+:

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【会议快讯】达内教育2018校企合作高峰论坛举办,魔瓦全程系统化管理支持

日前,由教育部学校规划建设发展中心指导,达内教育集团于8月14日在著名的旅游城市山东青岛主办“智能新时代下深化产教融合创新人才培养研讨会暨2018年第十二届达内集团校企合作高峰论坛”。

会议聚集人工智能时代的教育创新与变革,探讨新的技术浪潮下,深化产教融合、探索发展人工智能的新一轮发展机遇。来自教育部规建中心、百度、甲骨文、Adobe等著名企业嘉宾以及560多位院校领导莅临现场,话题聚焦在智能新时代下深化产教融合建设思路与成功经验、人工智能时代下的新工科人才培养、共建人工智能学院等高校关注的热点议题,各方专家一一深度探讨与交流,共话人工智能时代产教融合的变革与机遇。

 

达内教育(纳斯达克:TEDU)成立于2002年9月,是中国赴美国上市的职业教育公司,也是引领行业的职业教育公司。达内集团以中关村为依托,目前已在北京、上海、广州、深圳、大连、南京、武汉、杭州、西安、苏州、成都、沈阳等60个大中城市成立了200家学习中心,拥有员工近10000人,截至目前培训量累计达近60万人次,为高端IT企业提供全面的人才服务,并为全行业提供高级应用型人才。

作为顶尖的大型教育集团,达内教育本届校企合作高峰论坛以人工智能为代表的新工科人才培养实践与探索、产业学院建设模式探索、达内集团产教联盟暨第一届理事会成立、典型校企合作产教融合实践案例分享,魔瓦作为大会会务活动技术合作伙伴为大会全程提供系统化支持。

 

大会使用魔瓦提供的会议活动管理系统平台进行全程系统化管理,包括嘉宾邀约、二维码电子门票及参会嘉宾的人员数据管理,一键设定即可自动完成大会前期筹备运营过程。

会场内通过MCS电子签到系统部署实现了前期数据与大会现场数据的终端同步,嘉宾签到入场均采用电子门票扫码验证快速完成。

 

扫码签到的同时为嘉宾即时打印出参会胸卡,多个步骤一步完成,魔瓦信息化、系统化的大会管理模式与达内教育作为知名IT集团企业的品牌调性相得益彰,这才是大型高端IT会议该有的高效会议体验方式。

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【技术团队】活动场地管理,怎样做到有条不紊?

凡人数在四五百人以上特别是数千人的大型会议活动,往往会有多个场地需要进行有效管理,比如大型论坛的主会场和分会场、分论坛,展会活动的会议区和展览区等。

 

功能区域多了起来,对活动管理的要求当然也就更高,比如经常会有这些问题:

如何区别不同参会人员具有不同的场地参会权限?

如何判定某一名参会人员有进入展区、餐饮区的权限?

如何判定某一名人员有酒店住宿权限或指定星级酒店的住宿权限?

在众多分会场和功能区域中,哪些地方最受参会者喜欢?

……

 

活动场地管理

除了我们在上面提到的主分会场、分论坛和会展活动的展区、会议区以外,大型会议活动通常会有这样一些场地区域需要进行管理,如接机与接站的场地签到管理,酒店住宿的签到管理,用餐区的场地权限管理。

 

当然不同活动会有不同的场地配置需要和管理需要,这些场地管理通常会存在这样一些运营管理上的需求:

(1)对参会者进行特定群体对应特定场地的管理,避免混乱;

(2)由于不同场地的收费标准不一,需要避免财务统计和参会统计出现误差问题;

(3)从接机接站到酒店签到再到活动现场的主分会场,需要完整的数据流支撑活动正常有序开展;

(4)所有场地的人员签到数据统计与分析报告。

魔瓦会议活动管理系统对会议活动额场地管理,可以自由设置所需要的场地,包括主会场签到和分会场门禁、酒店签到、接机接站签到、用餐区门禁、展览区门禁,为大会提供定制化的场地管理解决方案。

 

会议活动管理系统对活动场地的管理,另一大特点是可以结合场地数据、人员数据、签到数据为主办方自动生成场地数据统计分析。

 

完美的会议活动场地管理方案就选魔瓦会议活动管理系统,具体咨询:400-0505-390。

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